REKREASYON ETKİNLİKLERİNİN PLANLAMASINDA ORTAYA ÇIKAN TEMEL PROBLEMLER

 

Verimli ve hatırlamaya değer bir rekreasyon etkinliğini yürütmek için daha önceki etkinliklerde ortaya çıkan problemleri değerlendirmek akıllıca olacaktır.

Rekreasyon etkinliklerinin planlamasında ortaya çıkan çeşitli problemler şu şekilde sıralanabilir;

 

Şeffaflık ve Objektiflikten Yoksunluk:

Organizasyon yapısının ve amaçların yetersiz bir biçimde alt birimlere iletilmesidir.

Bu durum; zayıf iletişime, çabaların boş yere tekrarlanmasına, yönetim, otorite ve kontrol boşluklarının doğmasına yol açar.

 

Yetersiz Yönetim ve Yetersiz Planlama Süresi:

Yazılı kayıtların verimli şekilde tutulması etkinliğin başarısını önemli derecede etkilemektedir.

 Ancak organizasyonlar kendilerine yetersiz planlama süresi verebilmektedirler.

 Yeterli zaman olsa bile bu zamanın büyük bir kısmı genellikle son anda sarf edilmektedir.

Bu durum aşırı yüklenmeye ve zayıf planlamadan kaynaklanan  olumsuz sonuçlara neden olmaktadır.

 

Zayıf Organizasyon Yapısı ve Koordinatörle Görüşmeme:

Komite ve birim yapısının gereğinden büyük ya da dar olması hantal işleyişe yol açmaktadır.

Diğer sıklıkla karşılaşılan durum ise sadece tek bir kişinin gereğinden fazla sorumluluğa sahip olmasıdır.

Bu bireylere çok fazla görev verilmesi sorumluluklarını ve görevlerini ihmal etmelerine neden olabilmektedir.

Bununla birlikte bazı çok yoğun çalışanlar ise etkinlikleri sosyal bir zorunluluk olarak görürler ve kendilerini çok fazla zorlarlar.

Bu problemler amatör bir yaklaşımın tipik sorunlarıdır ve genellikle profesyonel bir rekreasyon yöneticisinde bulunmamaktadır.

 Diğer yandan komitelerin başında bulunan başkan ya da şeflerin planlama ve kontrol saflarında genellikle koordinatörle görüşmemeleri, etkinliğin başarısını azaltmaktadır.

Potansiyel Problemlerin Tahmin Edilmesindeki Başarısızlıklar:

 Beklenmeyen problemlerin ortaya çıkma olasılığı her zaman vardır.

 a. Binanın diğer kısımlarından gelen gürültüler,

 b. Zemine döşenecek olan işaretlerin yanlış belirlenmesi,

c. Sahne ışıklandırması ve dekorlarda etkinlik sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar vb. örnek olarak çıkabilecek teknik aksaklıklar arasında sayılabilir.

İhtişamdan Uzak, Profesyonel Olmayan Bir Etkinliğin Düzenlenmesi:

 Kötü etkinlikler genellikle profesyonel bir sunumdan yoksundurlar  ve bu nedenle de akılda kalıcı birer deneyim olmazlar.

 

Diğer yandan sadece ziyaretçi sayısının ve gelirin ölçülmesi yanlış bir değerlendirmedir.

Planlamanın, girdilerin, sürecin, etkinliğin ve sonuçların özellikle de katılanların elde ettiği tatminin değerlendirilmesi gereklidir.

 Organizasyon ne olursa olsun, etkinliği olumsuz etkileyebilecek olan hiçbir probleme tolerans gösterilmemeli ve bir sonraki etkinliği olumsuz yönde etkileyecek problemler de ortadan kaldırılmalıdır.

 Bazı problemler, bir sonraki etkinliğe kadar çözülebilir ancak bazı problemlerin çözülmesi için zaman, ilgi ve planlama gereklidir.

Belirtilen fonksiyonların yerine getirilmesinde esas görev rekreasyon yöneticisine düşmektedir.

Etkinliği olumsuz yönde etkileyecek problemler şu şekilde sıralanabilir;

 • Amaçların açık olmaması,

 • Zayıf bir koordinatör ve bölüm şeflerinin olması,

• Etkisiz sunucular,

 • Yetersiz personel ile yetersiz yiyecek ve içecek,

• İlk yardım ekibinin unutulması,

• Hava durumuna karşı alternatif planların olmayışı,

 • Basına yeterli açıklama yapılmaması,

• Çöp kutularının atlanması,

 • Aktiviteler arasında duraklamaların olması ve belirlenen takvime uyulmaması,

• Ziyaretçilerin misafirperverce karşılanmaması,

 • Dağınık ve özensiz bir sunum,

• Etkinliğin renk, ihtişam ve duygudan yoksun olması.

Etkinlik planlaması akılcı ve basit süreçlerle büyük ölçüde desteklenebilir.

Bunun yapılmasında tek başına geçerli olan bir yöntem yoktur.

Etkinlik; insanların spesifik bir amacı gerçekleştirmek üzere, politik, kültürel, sosyal, eğlence, eğitim vb. amaçlarla katıldıkları olaylardır.

 Etkinliklere; konferanslar, mezuniyet törenleri, bayram ziyaretleri, nişan ve düğün organizasyonları, siyasi mitingler, ürün tanıtımları ve festivaller örnek olarak verilebilir.

Rekreasyon etkinlikleri ise, bireylerin tamamen boş zamanlarında, kendi iradeleriyle ve bir tatmin duygusu sağlamak amacıyla katıldıkları etkinliklerdir.

 Rekreasyon etkinlikleri; basit eğlenceler, zihinsel (düşünsel) etkinlikler, spor etkinlikleri, müzik, resim ve dans etkinlikleri, hobiler, oyunlar, rahatlama, sosyal etkinlikler, insani hizmetler ve açık hava etkinlikleri olarak sınıflandırılmaktadır.

Planlama, bir iş ya da etkinliğin gerçekleştirilmesi amacıyla, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için yapılacak eylemlerin belirlenmesi, tasarlanması, düzenlenmesi, tarihlerinin tespit edilmesi ve uygulamaya hazır hale getirilmesi şeklinde tanımlanabilir.

Genel olarak bir planlama süreci; misyon ve vizyonun belirlenmesi, amaç ve hedeflerin belirlenmesi, amaçlara ulaştıracak alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması ve alternatifler arasından en uygununun seçilerek planın yapılması olmak üzere  dört aşamadan oluşmaktadır.

Bir rekreasyon etkinliğinin planlama süreci ise, temel olarak yedi aşamadan oluşmaktadır.

 Bu aşamalar, amaçların belirlenmesi, fizibilite çalışmalarının yapılması, planların, bütçelerin ve etkinlik takviminin oluşturulması, organizasyon yapısının belirlenmesi, detaylı planlama aşaması, etkinliğin gerçekleştirilmesi ve sonuçların değerlendirilmesi aşamasıdır.

Bir etkinlikten istenilen sonuçların elde edilebilmesi için amaçların ve bu amaçlar doğrultusunda ulaşılması gereken hedeflerin açık bir şekilde ortaya konulması gerekmektedir.

 Amaçların belirlenmesinden sonra yapılan fizibilite çalışmaları sonucunda etkinliğin gerçekleştirilmesi kararı alınıyor ise planlar hazırlanarak, bütçeler oluşturulmalı ve bir etkinlik takvimi hazırlanmalıdır.

Sonraki aşamada bir organizasyon yapısı oluşturularak, etkinlikte görev alacak her bir çalışanın görev ve sorumlulukları net bir şekilde belirlenmelidir.

Organizasyon yapısının belirlenmesinin ardından, detaylı planlar hazırlanmalı ve bu planlar dâhilinde etkinlik gerçekleştirilmelidir.

 Etkinliğin gerçekleştirilmesinden sonra ise son aşama olan değerlendirme aşaması gelmektedir.

 Bu aşamada ise etkinlikten elde edilmesi beklenen sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediği tespit edilmektedir.

 Etkinlik planlamasında bir takım problemler ortaya çıkabilmektedir.

 Bu problemlere; amaçların açık olmaması, zayıf bir koordinatör  ve bölüm şeflerinin olması, ilk yardım ekibinin unutulması ve belirlenen takvime uyulmaması örnek olarak verilebilir.