PLANLAMA

 

Planlama, insanlara ve kuruluşlara nereye gittiklerini görme imkânı tanıyan, gitmek istedikleri yere nasıl, hangi yolla ve ne kadar sürede, hangi aşamalardan geçerek gideceklerini gösteren bir sistemdir.

 Plan ise kuruluşun nereye gideceğini ve gitmekte olduğunu belirler.

 Bununla birlikte planlama ve planlama süreci sonunda ortaya çıkan planlar, insan, örgüt ve bir bütün olarak ekonominin yaşamında çok önemli rol oynar.

 Tanımlardan da anlaşılabileceği gibi plan ve planlama kavramları benzerlik göstermesine rağmen birbirlerinden farklı anlamlar içermektedir.

 Öncelikle; plan bir sonuç, planlama bir süreçtir.

 Bu bağlamda planlama herhangi bir konu ile ilgili olarak; ne, ne zaman, nasıl, nerede, kim tarafından, neden, hangi sürede, hangi maliyetle, vb. soruları cevap vermeyi çalışmayı ifade eder.

Bununla birlikte bu soruların cevapları da plandır.

Plan bir sonuç, planlama ise bir süreçtir.

 Planlama farklı şekillerde tanımlanan bir kavramdır ve aşağıda bu tanımlara yer verilmiştir.

 Planlama, yönetimin ilk ve temel süreci; vazgeçilmez görevidir.

 Planlama, yönetimin tamamı olmasa bile onun önemli bir kısmı demektir.

 Planlama bu durumda geleceği hesaplamak ve onu hazırlamak anlamına gelmektedir.

 Planlama faaliyete geçmek demektir ve pek çok şekilde ortaya çıkabilir.

 Planlama; geleceği göz önüne getirme, hedef koyma, hedeflere ulaşmak için yapılacak eylemlerin belirlenmesi, eylemlerin tamamlanacağı hedef tarihlerinin tespit edilmesi ve başarı ölçütlerinin tanımlanması sürecidir.

Planlama, bir iş ya da etkinliğin gerçekleştirilmesi ile ilgili bütün temel bilgilerin önceden düşünülmesi, öngörülmesi, tasarlanması, düzenlenmesi ve uygulamaya hazır hale getirilmesi biçiminde tanımlanabilir.

 Planlama, yönetimin amaçlarını ve amaçlara ulaştırılacak araç ve imkânların tespiti ve seçimi aşamasıdır.

Bir diğer ifade ile planlama, yönetim amaç ve faaliyetleri ile ilgili konuların, çözüm yollarının araştırılması, belirlenmesi, geliştirilmesi ve bu yollardan  en yüksek faydayı sağlayacak ve sonuca ulaştıracak en uygun olanın seçilmesi faaliyetidir.

 Planlama, yapılması gereken bir işin taslağını, onu icra ederken kullanılan yöntemlerle, akılcı ve amaca uygun olarak çıkartma sürecidir.

 Örgütler açısından varlıklarını sürdürebilmek, başarılı olabilmek, çevresindeki değişikliklere ayak uydurabilmek ve en önemlisi rekabet edebilmek için planlama zorunlu ve vazgeçilemez bir olgudur.

 Planlama yönetim için bir dizi hareketi ortaya koymaktadır ve planlama sürecinin devamlı nitelikte olduğu unutulmamalıdır.

 

Planlamanın Yararları ve Sakıncaları

 Planlamanın yararları şu şekilde açıklanabilir:

 • Zaman ve emek savurganlığını azaltır.

 • Yöneticilerin dikkatlerini amaçlara yöneltir ve faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılar.

• Kaynakların amaca yöneltilip yöneltilmediğini izleme ve denetleme olanağı sağlar.

 • Planlama, örgütte yetki devrini sağlamak suretiyle daha esnek yapıların oluşmasına zemin hazırlar.

 Bununla birlikte planlama, hedefleri açık olarak ortaya koyar ve yöneticiler yürütme işlemi için çalışanlarla çok fazla vakit kaybetmek yerine, koordinasyon, araştırma ve geliştirme gibi yönetsel sorunlarla ilgilenme fırsatı bulur.

 • Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine olanak sağlar.

 • Denetim amacıyla kullanılacak standartların belirlenmesi ve temel alınmasını sağlar.

Diğer yandan iyi bir planlamanın getireceği avantajlar, rekabet ve baskılardan kurtulma ile ilgili olarak sınıflandırılabilir.

 Rekabetle İlgili Avantajlar:

 İyi bir planlama, işletmenin sektördeki diğer işletmelerle rekabet halinde olmasını sağlar.

 Baskılardan Kurtulma:

Yöneticilerin ve çalışanların baskılar karşısında olumsuz tepki vermek gibi bir ortak alışkanlığı vardır.

 Özellikle acele sonuç alınma durumda, baskıların çoğu iyi bir planlama ile engellenebilir.

Bununla birlikte izlenen planlardaki ani değişiklikler de sonuçları planda belirtilen zamanda almak için baskıların artmasına sebep olabilir.

Planlamanın sakıncaları ise şu şekilde açıklanabilir:

 • İyi bir planın hazırlanması önemli ölçüde zaman ve kaynak harcamasını gerektirir ve planlama için harcanan zaman önemlidir.

• Planın eksik olması, gereğinden çok uzun ya da kısa bir süreyi kapsaması ve gerçekleşebilir hedeflerden çok dilek ve istekleri içermesi gibi bazı önemli noksanları ve çıkmazları bulunabilir.

• Planlamada kullanılan sayısal yöntemlerle yapılabilecek bazı hatalar beklenmedik olumsuz sonuçlara yol açabilir.

• Planlama geleceğe bakmaktır ilkesine aşırı bağlılık, yöneticinin dikkatini gereğinden çok geleceğe çevirmesine ve içinde bulunduğu durumu göz ardı etmesine neden olabilir.

• Uzun süreli planlarda doğruluk derecesi azalır.

Kısa süreli planlarda ise, planlamadan beklenen yarar çoğu zaman sağlanamaz.

 Bu nedenle planlamada optimum süre tam olarak belirlenemezse, planlamanın etkinliği azalır.

• Planlama sorumlu yöneticinin yetkisini azaltıp faaliyet serbestisini daraltacak ve ona inisiyatif kullanma olanağı tanımayacaktır.

 Bu bağlamda planlar özellikle sorumluluktan kaçan ve karar almaktan çekinen kişiler için büyük sakınca taşıyabilir.

İyi bir planlama, rekabet avantajı sağlama ve baskılardan kurtulma konularında avantajlar sağlamaktadır.

 

Planlamanın Aşamaları

 Planlama süreci ile birlikte planların oluşturulmasında izlenmesi gereken yollar ile ilgili farklı görüşler bulunmaktadır.

  Bir yıldan kısa dönemli planlardan, uzun dönemi kapsayan stratejik planlara kadar ilgili çalışma yöntemleri yerli ve yabancı çeşitli yazarlar tarafından çeşitli şekillerde açıklanmıştır.

 Genel anlamda planlama süreci dört aşamadan oluşmaktadır;

 1. Misyon ve vizyonun belirlenmesi,

 2. Amaç ve hedeflerin belirlenmesi,

 3. Amaçlara ulaştıracak alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması.

 4. Alternatifler arasından en uygununun seçilmesi ve planın yapılması

 Planlama sürecinde öncelikle işletme varlık nedenini (misyon) ve geleceğe ilişkin olmak istediği yeri (vizyon) belirlemelidir.

  İlerleyen adımda belirlenen misyon ve vizyona ulaşmak için gerçekleştirmesi gereken amaç ve hedefler belirlenmelidir.

Bu aşamada işletme bütünü ve bölümleri için nelere öncelik verileceği, politikalar, bütçeler, programlar ve stratejiler ile nelerin başarılacağı belirlenmelidir.

 Üçüncü adımda kuvvetli ve zayıf yönler göz önünde bulundurularak, gelecekte ulaşılması kararlaştırılmış amaçlara “nasıl” ve “ne yaparak” ulaşılabileceği irdelenir ve eldeki imkân, yol ve araçlar tespit edilerek birbirleri ile karşılaştırılır.

Son aşamada ise eldeki olanaklara göre, karşılaştırılan alternatiflere  bağlı olarak önceden belirlenmiş bulunan hedeflere ulaştıracak  en uygun alternatif seçilir.

Misyon, işletmenin varlık nedenini, vizyon ise geleceğe ilişkin  olmak istenen yeri ifade etmektedir.

 

Planlama Türleri

Planlama; kapsadığı süreye göre kısa, orta ve uzun vadeli, örgütlenme biçimine göre merkezi ve merkeziyetçi olmayan, çevrelediği alana göre örgütsel, kentsel, bölgesel ve ulusal, düzeyine göre ise stratejik, taktik ve operasyonel planlama olarak sınıflandırılmaktadır.

 Sürelerine Göre Planlama Türleri

Kısa Vadeli Planlama:

Bir yıl veya daha az bir dönemi kapsayan planlar, kısa vadeli planlardır.

 Kurumun yapısı, stratejisi ve nitelikleri sabit olarak değerlendirilir.

 Yöneticiler, kısa vadeli planlarda sadece belli faaliyetlerin yürütülmesinde kullanılan teknoloji ve kaynakların kullanımı üzerinde etkili olabilirler.

 Orta Vadeli Planlama:

Bir ile beş yıl arasında uygulanan plan türlerine orta vadeli planlar denir.

 Orta vadeli planlar genellikle politika değişiklikleri esnasında yaşanacak geçiş dönemlerinde uygulanan planlardır.

 Uzun Vadeli Planlama:

Beş yıldan daha uzun süreyi kapsayan planlar ise uzun vadeli plan olarak tanımlanır.

 

Örgütlenme Biçimine Göre Planlama Türleri

Merkezi Planlama:

 Geleneksel planlama olarak da adlandırılan merkezi planlama, planlamanın tüm süreçlerinin merkez tarafından yerine getirildiği bir planlama türüdür.

 Merkeziyetçi Olmayan Planlama:

 Bölgesel, yerel, kurumsal veya kişisel düzeydeki ihtiyaçlara uygun olarak merkezi bağlayıcılığı olmaksızın yapılan planlama olarak tanımlanabilir.

 

Çevrelediği Alana Göre Plan Türleri

 Örgütsel Planlama:

Örgütün sahip olduğu insan gücü, sermaye, vb. kaynakların etkili ve eşgüdümlü bir şekilde hedefleri gerçekleştirmek amacıyla harekete geçirilmesini ifade eder.

Kentsel Planlama:

Bir kentin fiziksel, coğrafi, toplumsal ve ekonomik özelliklerinin  kenti çevreleyen tüm koşullarla belirlenerek, bunların gelecekteki yönelimlerine ilişkin tahminde bulunma ve kentsel hizmetleri bu tahminlere göre ayarlama eylemidir.

Bölgesel Planlama:

Sınırlarını coğrafi, ekonomik, yönetsel ya da toplumsal ölçütlerin belirlediği ve birden fazla yerleşim birimini içine alan mekânda, içerdiği hedeflere ulaşmasını ve bunun için gerekli kaynakların harekete geçirilmesini öngören bir planlama türüdür.

 Ulusal Planlama:

 Öngörülen bir süre içerisinde ulaşılmak üzere ulusal ve uluslararası boyutta ekonomik, siyasi ya da toplumsal hedefleri belirleme ve ulusal kaynakları bu hedefler doğrultusunda harekete geçirmedir.

Düzeylerine Göre Plan Türleri İşletmelerde planlama üç ayrı düzeyde sınıflandırılabilir.

Bunlar stratejik planlama, taktik planlama ve operasyonel planlamadır.

 Stratejik Planlama:

 İşletmenin uzun vadeli amaçlarının belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için faaliyete ilişkin seçeneklerin geliştirilmesi ve gerekli olan kaynakların temin edilmesi sürecidir.

 Diğer yandan işletmenin uzun vadeli amaçları ve stratejileri ile ilgili karar almayı içerir.

Bununla birlikte stratejik planlama, işletmeye birçok konuda rekabet avantajı sağlamaktadır

Taktik Planlama:

 İşletmenin stratejik planları daha sonra taktik ve işlemsel düzeydeki yöneticiler tarafından yerine getirilecek planlama faaliyetlerine temel oluştururlar.

 Taktik planlama, stratejik planlar tarafından belirlenen faaliyetlerin yerine getirilmesini içerir.

Diğer bir ifadeyle taktik planlama, işletmenin çeşitli bölümlerindeki mevcut faaliyetler üzerinde duran kısa vadeli planlamadır.

 Yöneticiler taktik planlamayı gelecek bir yıl içinde işletmenin çeşitli bölümlerinde başarıya ulaşabilmek için neler yapılması gerektiğini saptamak için kullanırlar.

 

Operasyonel (İşlemsel) Planlama:

İşletmenin alt düzeylerinde gereksinim duyulan belirli işlem ve süreçleri tanımlar.

 Rekreasyon etkinliklerinin planlamasında, belirtilen planlama türlerinden özelikle, stratejik ve operasyonel planlama daha çok kullanılmaktadır.

 Bu nedenle ünitenin bu bölümünde, stratejik ve operasyonel planlama konuları detaylı bir şekilde açıklanacaktır.

 Stratejik Planlama Stratejik planlama ikinci dünya savasından sonra gündeme gelen ve değişik aşamalardan geçen bir yönetim anlayışıdır.  

Özellikle 1980'li yıllarda, iş çevresinde artan belirsizlik ve karmaşa nedeniyle işletmelerde çeşitli sorunlara neden olan değişimlerin artması, bir yönetim fonksiyonu olarak stratejik planlamanın, artan olumsuz faktörlerin üstesinden gelebilmek amacıyla tasarlanmıştır.

Stratejik planlama kuruluşların mevcut durum, misyon ve temel ilkelerinden hareketle geleceğe dair bir vizyon oluşturmaları, bu vizyona uygun  hedefler saptamaları ve ölçülebilir göstergeler geliştirerek, başarıyı izleme ve değerlendirmeleri sürecini ifade eden katılımcı ve esnek bir planlama yaklaşımıdır.

“Stratejik planlama, bir işletmenin amaçlarını seçip, amaca ulaştırıcı belirli hedeflerin başarılması için oluşturulan stratejik programlar olup bu programlar ile politikaların uygulanmasını sağlayıcı gerekli yöntemleri seçmektir”

Stratejik planlama bir yönetim aracıdır ve süreçtir.

 Diğer yönetim araçları gibi, örgütün daha iyi iş yapmasına, örgüt çalışanlarının aynı hedefler için çalışmasını sağlamaya ve değişen çevre şartlarına uyum göstermesine yardım eder.

 Stratejik planlama; örgütün daha iyi iş yapmasına, örgüt çalışanlarının aynı hedefler için çalışmasına ve değişen çevre şartlarına uyum sağlamaya yardımcı olur.

Stratejik planlama bir örgütün hızla değişen bir çevrede artan rekabet ortamında üstünlük elde etmesi ve varlığını sürdürüp gelişebilmesi açısından uygulanması gereken yönetsel işlerin en önemlisidir.

Genel bir tanımla stratejik planlama; işletmenin geleceğine ve yapısal değişikliklerine yönelik, misyonunu ve tüm hedeflerini belirleyip, bulunduğu çevrede ve faaliyet ortamındaki durumunu dikkate alarak,kurum için uygulanabilir olan alternatifler arasından birini seçerek uygulamaya koymak üzere yapılan plandır.

Stratejik planlama, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerinin ışığı altında çevresel fırsat ve tehditleri değerlendirecek etkin bir yönetim için uzun vadeli planlar geliştirmek olarak tanımlanabilir.

Stratejik planlama, öncelikleri tespit ederken örgütün güçlü ve zayıf olduğu yönleri ve koşulların yarattığı fırsatlar ile tehditleri de hesaba katmayı gerektirmektedir.

 

Stratejik Planlamanın Yararları

 Yöneticiler hızlı değişim sürecinin yaşanması ve rekabet ortamının artması nedeniyle, tüm bu değişiklikleri hesaba katarak, önceden tedbir almak ve avantaj elde etme ihtiyacı duymuşlardır.

Bu ihtiyaç nedeniyle stratejik planlama, örgütler için vazgeçilmez bir kavram haline sokmuştur.

Örgütler içinde bulundukları çevreyle yakından etkileşim halindedir ve varlıklarını sürdürebilmeleri ancak bu çevrenin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayabilmelerine bağlıdır.

Bu bağlamda stratejik planlama; değişimlerin sürekli takip edilerek gerekli değişimlerin önceden hesaplaması ve zamanında yapması ile çevrenin beklentilerinin karşılanmasına örgüte önemli yararlar sağlar.

Bilim, teknoloji ve iletişim alanları son derece büyük bir hızla gelişmekte ve değişmektedir.

Gelişmelerin bu denli hızlı yansıması çevrenin beklentilerinden de hızlı bir değişim yaratmaktadır ve örgütlerin ancak bu beklentileri karşılayabildikçe ayakta kalabileceği unutulmamalıdır.

Bu nedenle stratejik planlamanın her türlü bilimsel ve teknoloji değişikliği dikkate alması, örgütlere avantaj sağlamaktadır.

Stratejik planlama süreçleri ile performansın olumlu yönde etkilendiği bilinmektedir.

  Stratejik planlama ile kişiler daha akıllıca kararlar alabilmekte, amaçlarına daha hızlı ulaşabilmekte, şirkete ve müşterilere ölçülebilir bir değer yaratmaları mümkün olabilmektedir.

Diğer yandan stratejik planlama dış çevreye verdiği önem nedeniyle toplum ile örgüt arasında bir iletişim köprüsü oluşturmakta ve buna bağlı olarak örgütün toplumu, toplumun da örgütü daha iyi anlamasını sağlamaktadır.

 

Stratejik Planlamanın Diğer Planlama Türlerinden Farkı

Örgütü bir bütün olarak değerleyen stratejik planlama, örgüte yön verici kuralları kapsamakta ve örgüt içinde yapılan diğer planlara rehber olmaktadır.

 Bu bağlamda stratejik planlama diğer planlama türlerinden farklı özellikler taşımaktadır.

Bu farklılıklar şu şekilde sırlanabilir;

Stratejik planlama uzun vadeli bir planlamadır ancak her uzun vadeli planlama stratejik planlama değildir.

Bununla birlikte stratejik planlama uzun vadeli plana göre daha esnek, yeniliklere ve beklenmeyen durumlara daha kolay adapte olabilecek bir yapıdadır.

Stratejik planlar işletmenin uzun faaliyet dönemleri için hazırlanır.

 Diğer planlar ise stratejik planların ayrıntılarını ve onu gerçekleştirmeye yardım etmek amacıyla hazırlanır.

Bununla birlikte stratejik planlama büyük sorumluluk gerektirdiğinden, stratejik kararlar tepe yönetim tarafından alınır.

Stratejik planlamayı örgütün anayasası, diğer planlar da bu anayasa çerçevesinde yapılan kanunlar olarak ifade edilebilir.

Stratejik planlama diğer bütün planlara göre daha fazla eyleme yöneliktir, diğer bir ifadeyle proaktiftir.

Ancak diğer plan türleri yeni olaylarla karşılaştıktan sonra tekrar düzenleme ihtiyacındadır, yani reaktifdir.

 

Operasyonel Planlama

Operasyonel planlama, işletmelerin alt kademelerine inildikçe bir bölüm veya bir departmanla ilgili uygulamaya dönük bir planlama sürecidir.

 Operasyonel planlama dört aşamadan oluşmaktadır; operasyonel planlama ağının oluşturulması, mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik planların oluşturulması, yedek planların dâhil edilmesi ve planlama sürecinin detaylı bir şekilde incelenmesidir.

 

Operasyonel Planlama Ağının Oluşturulması:

Operasyonel planlama ağının oluşturulması, bir etkinlik yöneticisinin, planlama becerisine sahip olan ve etkinliğin operasyonel planlama gereklerine uygun olan insanları seçme ve uygun sayıda bir araya getirmede gösterdiği duyarlılığa bağlıdır.

Çalışanlar yanlış bir biçimde bir araya getirilmezse, plan geliştirme sürecinin verimliliğini etkileyecek problemler ortaya çıkabilir.

Ağda her bir operasyonel planlama bileşenine dâhil olan bireyler bir düğüm oluşturur.

 Bu düğümler arasındaki bağlantılar, yapılacak olan planlama görevleri için gerekli olan etkileşimleri geliştirir.

 

Yazılı Operasyonel Planların Oluşturulması:

Bu aşama operasyonel planların yazılı olarak tasarlanmasını ve mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik planların oluşturulmasını içermektedir.

 Etkinlik çalışanları, etkinlikteki her bir içeriğin nasıl yapılacağını anlatan dokümanları içeren yazılı operasyonel planların üretilmesi amacıyla  görev alırlar.

 Yazılı planlar, amaçları belirler ve etkinliğin gerçekleştirilmesindeki fonksiyonları kontrol ederek çalışanlara yol gösterir.

Yazılı operasyonel planların oluşturulması için tutarlı ve kontrollü bir format gereklidir.

 Format, yazılı operasyonel planların nasıl hazırlanacağı konusunda yol göstericidir.

 

Mantıksal Operasyonel Planlama;

Yazılı mantıksal operasyonel planların oluşturulması için, operasyonel planlama ağındaki herkesin kendilerine has bileşenleri tamamlamak için neler yapması gerektiğini öğrenmesi gereklidir.

 Pek çok etkinliğe ilişkin edilen bilgiler elektronik ortamda ya da basılı olarak bulundurmaktadır.

Bu dokümanlar mantıksal operasyonel planların geliştirilmesinde bir yol gösterici olabilir.

 

Sıralı Operasyonel Planlama;

Her operasyonel plan, etkinlikteki görevleri düzenli ve nedenlerine göre sıralanmış bir biçimde listelemelidir.

  Listelemenin en kolay yolu zaman kavramını kullanmaktır.

Örneğin, bir operasyonel plan, etkinlikten önceki üç, altı ya da on iki ay önceki tüm görevleri içerecek şekilde alt bölümlere ayrılabilir.

 

Detaylı Operasyonel Planlama;

Operasyonel planlarda ihtiyaç duyulan detay miktarı etkinlikten etkinliğe değişmektedir.

 Planlar etkinlikte görev alan her bir çalışanın anlayabileceği şekilde yazılmalı ve yoruma açık bir konu bırakılmamalıdır.

 Detaylı operasyonel planlamada üç seviye vardır.

 Birinci seviyede planlamada detaylar oldukça azdır.

 İkinci seviye planlama daha fazla detay sunar  ve planın uygulanması konusunda sorulabilecek çoğu soruyu yanıtlar.

 Üçüncü seviye planlama ise her bir görevin nasıl yapılacağını adım adım anlatır.

 Detaylı operasyonel planlama onaylanmış işlemlerin uygulamaya konmasına yardımcı olur.

 

Bütünleşik Operasyonel Planlama;

 Her bir etkinlik için operasyonel planların geliştirilmesi ayrı birer birim ortaya çıkarmaktadır ancak başarılı bir etkinlik yönetiminin sırrı bu farklı planların detaylarının birleşimidir.

Başarılı bir bütünleşme süreci iki operasyonel faktöre dayanmaktadır.

 Birincisi, operasyonel ağ üyeleri için bütünleşme fırsatlarının oluşturulmasıdır.

  İkinci faktör ise planlama verilerinin paylaşımına duyulan ihtiyaca ilişkin ortak bir anlayış oluşturulmasıdır.

 

Yedek Planların Dâhil Edilmesi:

Yedek planlar, operasyonel planda meydana gelmesi muhtemel sapmaları ve bu sapmaların meydana gelmesini önlemeye yönelik olarak alınacak önlemleri içermektedir.

Yedek planların hazırlanmasına genellikle bir toplantı yapılarak başlanır.

 Bu toplantının amacı ağ üyelerinin, planda meydana gelebilecek muhtemel sapmalar hakkındaki fikirlerini sunabilecekleri bir ortam oluşturmaktır.

Bu toplantıdan sonra yapılacak şey ise ortaya atılan bu sapmaların hangilerinin ele alınacağına karar verilmesidir.

 

Planlama Sürecinin Detaylı İncelemesi:

Mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik operasyonel plan ve yedek plan oluşturulduktan sonra bu planların detaylı bir şekilde incelenmesi gerekmektedir.

Burada kullanılan yöntem, her unsurdan anahtar temsilcilerin çağrılması ve planların gözden geçirilmesi için bir toplantının yapılmasıdır.