REKREASYONDA PROJE YÖNETİMİ

 

 

Yüzyıllardır insanoğlunun karmaşık ve zor görevlerin üstesinden gelebilmek için birbiriyle yakın işbirliği içinde olan takımlar oluşturduğu bilinmektedir.

 

Bunun en güzel kanıtı ise Piramitler’dir.

 

Piramit’ler bilinen en eski Proje Yönetimi uygulaması olarak                                            kabul edilmektedir.

 

2. Dünya Savaşı’ndan sonra karmaşık problemleri çözmek için                                                               yaratıcı ve yenilikçi çözümlerin bulunmasına yardımcı olacak                                      yeni metotlar kullanılmaya başlanmıştır.

 

Proje yönetimi, 1950’lerden beri profesyonel bir meslek olarak                                           varlığını sürdürmektedir.

 

2. Dünya Savaş’ı esnasında büyük ölçekli proje yönetiminin                                araştırılmasına Amerika Birleşik Devletleri Ordusu ve Uluslararası                             Havacılık Organizasyonu öncülük etmiştir

 

 2. Dünya savaşını takiben proje yönetiminin gerçek yararları tanınmış ve proje yönetimi kavramları endüstride kullanılmaya başlanmıştır.

 

Bu durum endüstri içerisinde proje yönetimi disiplininin araştırılma motivasyonunu artırmıştır.

 

Amerika’daki girişimlerden sonra proje yönetimi kavramları                                        Avrupa’ya da uyarlanmıştır.

 

1970’lerde Batı Avrupa’da proje yönetimi ve                                                              Network Planlama Tekniklerinin önemi aynı şekilde anlaşılmıştır.

 

Etkili metotların ve araçların gelişmesi önemli bir zaman dilimine mal olmuş          ve 1990’ların başına kadar ticari olarak hazır bir konuma gelememiştir.

 

Ancak, günümüzde proje yönetimi sadece iş odaklı görevler olarak değil                        aynı zamanda teknik, iş, hukuki ya da sosyo psikolojik karaktere

sahip olan süreçlerin bir kurgusu olarak algılanmaktadır.

 

1990’ların başında varolan soğuk savaş geriliminin rahatlaması,                            Avrupa’nın tek pazar ekonomisini geliştirmiştir.

 

Bu durum, küresel pazarın ve proje yönetimi uygulamalarına                                      sahip olan girişimcilerin gelişmesine yol açmıştır.

 

 

Gelişen küreselleşme;

 

• Uluslararası proje yönetiminin önemini artırmış,

 

• Daha büyük ve çok kültürlü takımları oluşturmuş,

 

• Özel iş birliği ve girişimlerin oluşmasından dolayı                                          organizasyonel yapıları değiştirmiş,

 

• Küresel pazar eğilimlerinin araştırılmasını detaylandırmıştır.

 

Dünyanın odak noktasında yükselen bazı şirketler için rekabet yoğunlaşmıştır.

 

Bu durum, etkili bir proje yönetimi (risk analizi ve risk yönetimine                                  daha fazla önem verilmesi, proje hedefi, etkililiği ve verimlilik üzerinde                 oluşan dikkat) için daha büyük bir talebin doğmasına sebep olmuştur.

 

1990’ların ortasından itibaren internet bilgi transferinde baskın duruma gelerek proje yönetimini güçlü bir şekilde etkilemiştir.

 

Bu durum;

• Grup çalışmalarına yardım için yeni kavramların oluşmasına,

 

• Sosyal farkındalığın yeni odaklarına ve

 

• Bilgisayar ağlarının kullanımına yol açmıştır.

 

2000’li yıllarla birlikte daha fazla insanın karşılıklı online ilişki içinde olması dayanışma ve bağımsızlık kapasitesini artırmıştır.

 

Yarışma ve işbirliği bu yeni çalışma kültürünü geliştirmiş ve                                               21. Yüzyıldaki eğilimi akıl birliğine dönüştürmüştür.

 

Akılcı takımlar daha büyük akılcı ağ organizasyonlarının hücreleridir.

 

21. yüz yılda özel projeler üzerinde uzmanlaşan özel takımlar                                       proje yönetiminin yaklaşımını oluşturmuştur

 

Günümüzde proje yöneticilerine destek sağlayan, eğiten, sertifikalandıran                   ve proje yönetimi kavramlarını daha da geliştiren dünya çapında                                      iki proje yönetimi topluluğu vardır.

 

Avrupa’da IPMA (International Project Management Association) ve Amerika’da PMI (Project Management Institute)’dır.

 

IPMA 1965’de Zürih’te kurulmuş ve yaklaşık                                                                           40 ulusal organizasyon üyesine sahiptir.

Almanya’da IPMA 1979’da kurulan GPM                                                       (Geselleschaft für Projektmanagement) tarafından temsil edilmektedir.

 

IPMA, uluslararası proje yönetimi standartlarını ICB                                                (International Competence Basaline)’ni yayınlamaktadır.

 

ICB bir kaç ulusun özel kültürel gereksinimlerini içeren                                                   Avrupa ulusal standartlarının temelidir.

 

Amerika’da PMI, IPMA’dan bağımsız bir şekilde 1969’da kurulmuştur.

 

PMI sertifikalar için bir temel olan PMBOK                                                                   (Project Management of Knowledge) standartlarını yayınlamaktadır.

 

 

REKREATİF PROJE

 

Rekreatif proje tanımlamasını yapmadan önce                                                            projenin genel bir tanımının verilmesi ve projede olması gereken                        özelliklerin ifade edilmesi daha doğru olacaktır.

 

Bu sayede rekreatif proje tanımının daha anlaşılabilir olması sağlanabilir.

 

Proje, belirli bir başlangıç ve bitiş noktası olan, amacı, kapsamı,                             bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen                          aktiviteler bütünüdür.

 

Ancak projenin aşağıdaki faktörlerden en az birini sağlaması gerekmektedir;

 

• Değişiklik yaratmalı

 

• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı

 

• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı

 

• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalı

 

Her projede mutlaka;

 

• Faaliyetler

 

• Kaynaklar ve

 

• Kısıtlar olarak belirlenmiş üç faktör mevcuttur.

 

Her proje bir diğerinden yönetimsel anlamda farklılık göstermektedir.

 

Çünkü her projenin hedefleri, öncelikleri, maliyet                                                            veya zaman kısıtları birbirinden farklıdır.

 

Projelerin birbirinden farklı olması esasının yanında                                                             her proje için bir takım ortak özellikler bulunmaktadır.

 

Bunlar;

 

Amaç:

 Her proje bir ihtiyaç ve gereksinimi karşılamak amacıyla ortaya çıkar

 

Zaman Programı:

 Projenin başlaması ve bitmesi gereken belli zaman aralıkları vardır.

 

Karmaşıklık:

Proje ürününün gerektirdiği teknoloji projenin karmaşıklaşmasında                                etkili olabilir.

 

İşlerin Büyüklüğü ve Doğası:

Projeler belirli aşamalar takip edilerek tamamlanabilir.

 

Bu aşamaların büyüklüğü ve detayı proje planlamasını                                                    ve kontrol sürecini doğrudan etkileyecektir.

 

Kaynaklar:

Projede ihtiyaç duyulan kaynakların organize edilmesi ve koordinasyonu, projenin başarısında çok önemlidir.

 

Organizasyonel Yapı:

Projelerin yönetilmesinde proje takımı içindeki kaynakların,                                          yetki ve sorumlulukların baştan tanımlanması hem iletişimi kolaylaştıracak, hem de kaynakların faaliyete kolayca atanmasını sağlayacaktır.

 

Bilgi ve Kontrol Sistemleri:

 Projelerde planlamanın en önemli amacıdır.

 

 Kontrolü zamanında ve doğru bir şekilde gerçekleştirebilecek                                      bilgi akışı sistemleri gerekir.

 

Her projede var olması gereken ortak özellikler nelerdir?

 

Proje tanımını ve her projede olması gereken özellikleri belirttikten sonra rekreatif proje tanımı şu şekilde ifade edilebilir.

 

 

 

 

Boş zaman ve rekreasyon endüstrisi içerisinde var olan hizmet sektörlerinde

gerçekleştirilen rekreatif etkinlik ürünlerinin müşteriye temin edilebilmesi için bir defaya mahsus, başı ve sonu belli olan, amacı, kapsamı ve bütçesi tanımlanmış olan aktiviteler bütününe rekreatif proje denir.

 

 

REKREATİF PROJE YÖNETİMİ

 

Proje yönetimi yaklaşımı nispeten modern sayılmaktadır.

 

Proje yönetimi, yönetimin yeniden yapılandırılmış bir metodu,                                        özel yönetim tekniklerinin adaptasyonu, daha iyi kontrolün elde edilmesi                       ve mevcut kaynakların kullanımı ile karakterize edilmektedir.

 

Otuz yıl önce proje yönetimi Birleşik Devletlerin savunma sanayicileri                               ve yapı şirketleri ile sınırlandırılmıştı.

 

Günümüzde ise, proje yönetiminin arkasındaki içerik savunma, inşaat,                            ilaç sanayi, kimya sanayi, bankacılık, hastaneler, muhasebe, reklam,                     kanun, ulusal ve bölgesel yönetim ve Birleşik Devletler gibi                                              farklı endüstriler ve organizasyonlarda uygulanmaktadır.

 

Günümüzde proje yönetim sürecinin gelişimi, organizasyonun

stratejik planına yönelik tüm proje çabalarına ve hem proje yönetim araçları/teknikleri hem de projenin tamamlanması için insanlar arası                             ilişkilerin organize edilmesi üzerine odaklanmıştır.

 

Bu bağlamda proje yönetimi, belli bir hedefi gerçekleştirmek için                           insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılması ile ilgili bir bilim olarak tanımlanmaktadır.

 

Proje yönetimi bilimi şu konuları kapsar.

 

Başlama:

Projenin doğasının ve kapsamının belirlenmesi ile ilgili olan süreçtir.

 

Planlama:

Bireysel faaliyetleri ve gerekli kaynakları belirlemek de dâhil                                  projenin tamamlanması için yapılması gereken işleri anlama                                            ve daha sonra proje planlama diyagramı (ya da ağı) gibi                                         grafiksel gösterimler yoluyla mantıksal bir düzen içerisinde                                     yapılacak olan faaliyetlerin planını geliştirmektir.

 

Programlama:

Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır.

 

Bu bölüm proje için, başlayacak ve bitecek olan her bir faaliyet için                        uygun görülen zaman dilimini detaylı olarak ifade etmektedir.

 

Kontrol Etme:

Proje hayata geçtiğinde projenin ilerleyişini izleme,                                             performansını analiz etme ve daha sonra sorunların çözümünü bulmaktır.

 

Bu aynı zamanda durum raporlarını da kapsamaktadır.

 

Kapatma:

 Projenin resmi olarak kapatılmasıdır.

 

İdari aktivite dosyalarının arşivlenmesini ve proje esnasında öğrenilen derslerin yazılı hale getirilmesini içermektedir.

 

Proje yönetimi, proje gerekliliklerini karşılayacak proje aktiviteleri için                   bilginin, becerilerin, araçların ve tekniklerin uygulanmasıdır.

 

Proje yönetimi, proje yönetim sürecini oluşturan başlama,                                      planlama, programlama, kontrol etme, kapatma etkinliklerinin                          uygulanması ve entegrasyonu ile başarılır.

 

Proje yönetimi;

 

• Gereksinimlerin tanımlaması,

 

• Açık ve başarılabilir amaçların oluşturulması,

 

• Kalite, kapsam, zaman ve maliyet için rekabet taleplerinin dengelenmesi ve

 

• Çeşitli paydaşların beklentilerine ve farklı ilgi alanlarına yönelik yaklaşımların özelliklere ve planlara adapte edilmesidir.

 

Proje yönetimi bilimini oluşturan aşamalar nelerdir?

 

Proje yönetimi bilimini oluşturan unsurları ve genel proje yönetimi                            tanımını verdikten sonra rekreasyonda proje yönetimini, boş zaman                               ve rekreasyon işletmeleri tarafından ürün olarak sunulan rekreatif proje aktivitelerinin performans, maliyet, zaman ve kapsam hedeflerine                        ulaşması için var olan kaynakların en verimli şekilde planlanması,                          organize edilmesi, yöneltilmesi ve kontrol edilmesi süreci olarak                         tanımlamak mümkün olabilir.

 

Proje yönetiminde başarı kriterleri olarak gösterilen maliyet,                                          kalite, zaman ve kapsam rekreatif proje aktiviteleri için de geçerlidir.

 

Projenin sunulduğu müşteriler ve üst yönetim, projenin hem ucuz,                                   hem kaliteli, hem kısa zamanda hem de geniş kapsamlı olmasını ister.

 

Dolayısıyla rekreasyon projelerinin oluşturulmasında birbirine bağlı olan bu dört değişken dikkate alınması gereken en önemli unsurlardır.

 

Günümüz dünyasında boş zaman ve rekreasyon endüstrisindeki gelişme, endüstri içerisinde bulunan boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin de kurumsal anlamda gelişmesine sebep olmaktadır.

 

Bu bağlamda, boş zaman ve rekreasyon endüstrisi içerisinde rol oynayan                boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin kurumsallaşabilmesi ve iş üretebilmesi adına proje yönetimi yapısını içerisinde barındırması gerekmektedir.

 

Çünkü, boş zaman ve rekreasyon endüstrisi içerisindeki sektörlerin hizmet

potansiyelinin artırılmasında rol oynayan boş zaman ve rekreasyon işletmeleri, ürünlerinin daha elle tutulabilir olmasını, daha rekabet edebilir hale gelmesini ve kurumsal işletmelerle daha uyumlu bir iş teklifi sunabilmesi adına proje yönetiminden yararlanması önem arz etmektedir.

 

Rekreatif Proje Yönetiminde “Başlama” Rekreatif bir projenin                                              ilk aşaması başlamadır.

 

Bu aşamada rekreatif projenin doğası ve kapsamı belirlenmektedir.

 

Eğer bu aşama iyi bir şekilde belirlenmezse rekreatif projedeki                                           iş ihtiyaçlarının karşılanmasında projenin başarılı olması                                                        pek muhtemel değildir.

 

Burada gerekli olan proje kontrolü yani iş ortamını anlamak ve gerekli olan tüm kontrollerin proje içine dâhil olduğundan emin olmaktır.

Rekreatif projedeki herhangi bir eksiklik rapor edilmeli ve o eksikliğin giderilebilmesi için bir çözüm önerisinin getirilmesi gereklidir.

 

Rekreatif bir projenin başlama aşaması şu başlıkları içerir;

 

• Ölçülebilir amaçlarda gerekli olan iş ihtiyaçlarını analiz etme

 

• Cari işlemlerin gözden geçirilmesi

 

• Bütçeyi içeren maliyet ve yararların finansal analizi

 

• Kullanıcıları ve projenin destek personelini içeren                                                   paydaşlar analizinin yapılması

 

• Maliyet, çıktılar, görevler ve zamanlamayı içeren                                                      proje tüzüğünün oluşturulması .

Rekreatif Proje Yönetiminde “Planlama”

 

Rekreatif proje yönetiminin planlanmasında ana amaç,                                                    yeterli düzeyde gerekli olan iş gücünü tahmin etmek ve                                            projenin yürütülme esnasındaki riskleri etkili bir şekilde yönetmek için                    zamanı, maliyeti ve kaynakları planlamaktır.

 

Proje yönetimi içerisindeki planlama aşamasını oluşturan etkinlikler                       rekreatif bir projenin planlanması için de geçerlidir.

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin herhangi bir proje önerisini ilerletmeye karar veren bir organizasyonun görevlendirmiş olduğu                             proje yöneticisi, başlamış olduğu projeyi tamamlamak zorundadır.

 

Rekreatif proje yöneticisi projeyi tamamlayabilmek için                                                 proje planını içeren bir taslak oluşturmalıdır.

 

Taslakta ilk olarak ifade edilmesi gereken proje yöneticisinin rolleri,                       yönetici sorumlulukları, proje takımı, amaçları ve kısıtları içinde                        barındıran proje tüzüğünün oluşumudur.

 

İkincisi, iş paketleri ya da özel görevlerin tanımlanması, her bir görev için sorumlu kişinin belirlenmesi, süreler ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi                                     ve görevler için başlıca maliyetlerin tahminini içeren iş kırılım yapısının meydana getirilmesidir.

 

Üçüncüsü, projenin organizasyonel misyona yönelik uyumluluğunun belirtilmesi, raporlama periyodlarının sağlanması ve raporlaştırmanın kilometre taşlarını tanımlamayı içeren organizasyon planını oluşturmaktır

 

Rekreatif bir projenin planlanmasını oluşturan süreç şu şekilde ifade edilebilir.

 

• Planın nasıl yapılacağının belirlenmesi (detaylandırma düzeyi)

 

• Kapsam ifadesinin geliştirilmesi

 

• Planlama takımının seçimi

 

• Çıktıların tanımlanması ve iş kırılım yapısının oluşturulması

 

• Çıktıları tamamlamak için gerekli olan aktiviteleri tanımlamak                                                ve mantıklı bir sıralama içerisinde aktivite ağının oluşturulması

 

• Aktiviteler için gerekli olan kaynakların tahminlenmesi

 

• Aktiviteler için zaman ve maliyetin tahminlenmesi

 

• Programın geliştirilmesi

 

• Bütçenin geliştirilmesi

 

• Risk planının oluşturulması

 

Rekreatif bir projede ihtiyaç duyulması halinde planlama sürecine                           kapsam yönetimi, iletişim ve proje için satın alınacak olan şeyin             tanımlanması gibi uygulamalar da eklenebilir.

 

Rekreatif projelerin planlanmasında stratejik davranmak önemlidir.

 

Bu bağlamda, rekreatif projelerin stratejisi, stratejik planlaması                                         ve strateji dizaynı ve uygulaması önem kazanmaktadır.

 

Rekreatif projenin stratejisi, kısa dönemli hareket planları, politikalar, prosedürler, kaynak tahsisi yönetimi ve programları içermektedir.

 

Rekreatif projelerin stratejik planlaması misyon, amaçlar, hedefler                                  ve organizasyonun gelecekte ulaşmak istediği yer ile ilgili                                     durumun kurgulanmasıdır.

 

Stratejik dizayn ve uygulama ise organizasyonun kaynak kullanımının planlanarak gelecekte olmak istenilen yere nasıl ulaşılacağının belirlenmesidir.

 

Rekreatif projenin stratejisi bu şekilde oluşturulduktan sonra                                        projenin bir diğer aşaması olan programlama aşamasına geçilebilir.

 

 

Rekreatif Proje Yönetiminde “Programlama”

 

Proje planlamasının anahtar çıktısı, projeyle ilişkisi olan                                                   tüm gerekli faaliyetlerin zaman grafiği ile gösterildiği ileri                                              proje programlaması ya da zamanlamasıdır.

 

Genel proje yönetiminde olduğu gibi rekreatif bir projede de                                       aynı durum geçerlidir.

 

Projenin programlaması, projenin zaman parametrelerinin ortaya koyulması ve proje süresince tüm proje takımının ve sarf edilen çabaların

koordinasyonunda proje yöneticilerine yardımcı olmaktır.

 

Programlama proje kontrol sisteminin etkili bir parçası olduğundan bu etkinliğe sahip olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir

 

·         Rekreatif bir projede programlamanın önemli noktaları                                          şu şekilde ifade edilebilir;

 

• Rekreatif projede programlama proje takımının anlayabileceği                               şekilde dizayn edilmeli

 

• Rekreatif projede oluşturulan programlama kritik işleri                                                   ve görevleri tanımlama ve önem verme yeteneğini sergilemeli

 

• Rekreatif projedeki programlama, ihtiyaç duyulan yenilemeler                                    ve uyarlamalar yapılmış ve uygulamada esneklik göstermeli

 

• Rekreatif projede programlama gerekli ayrıntıları, proje kaynaklarının kullanımının yönetilmesi ve değerlendirilmesinde belirleyici olmalı

 

• Rekreatif projede programlama doğru zamana dayandırılarak,                          kaynakların uygunluğu tahmin edilmeli

 

• Rekreatif projede oluşturulan programlama ortak kaynakları paylaşan                       diğer işletme planlarıyla uyumluluk göstermeli.

 

Tüm programlama tekniklerinin temel amacı faaliyet ağını                                      meydana getirmek ve projedeki görevler arasındaki ardışık ilişkileri                     gösteren grafikleri ortaya çıkarmaktır.

 

Birbirinin önünde, arkasında ya da önem sırasına göre yer almak                          zorunda olan görevlerin tanımları açık bir şekilde verilmelidir.

 

Böylece oluşturulan ağ, projenin planlanması ve kontrolü için                                      güçlü bir araç olarak ortaya çıkacaktı.

 

Projenin programlama aşamasında oluşturulan ağın yararları şunlardır;

 

• Projenin planlaması, programlanması, izlenmesi ve kontrolü için                             sağlam bir çatı oluşturur.

 

• Projedeki tüm görevlerin, iş yüklerinin ve çalışma elemanlarının                               birbiri ile olan bağlılığını gösterir.

 

• Projeyi gerçekleştiren işletmenin bölümleri ve fonksiyonları arasında                       uygun iletişimin sağlanmasına destek olur.

 

• Projede arzu edilen proje tamamlama süresini belirler,                                               kritik uygulamaları tanımlar.

 

• Aksaklık oluşturan ya da ağır yürüyen faaliyetleri tanımlayarak                               önemli zamanlarda oluşabilecek zararları önler.

• Projedeki görevlerin ne zaman başlayabileceğini veya                                                  ne zaman başlaması gerektiğini belirtir.

 

• Kaynak ya da zaman çatışmasına karışmadan koordine edilebilen         görevleri gösterir.

 

• Yürütülebilen ya da yürütülmesi gereken görevleri ve buna paralel olarak belirlenmiş olan proje tamamlama süresinin başarısını ortaya koyar.

 

• Açıkça tanımlanan iş bağlantıları ile bazı kişisel çatışmaları önler.

 

 

Rekreatif Proje Yönetiminde “Kontrol”

 

Rekreatif proje yönetimde kontrol aşaması, projenin uygulanmasında                      oluşan ya da oluşabilecek sorunların zamanında fark edilerek                            düzeltici tedbirlerin alınması ve uygulamaların kontrol edilmesi                           amacıyla oluşturulan eylemlerin toplamıdır.

 

Rekreatif projedeki kontrol aşamasının en önemli faydalarından biri

proje performansının izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim planı                    ve planın uygulanması arasındaki farklılıkların belirlenmesidir.

 

Rekreatif projede kontrol aşaması şu süreçleri içerir;

 

• Rekreatif proje aktivitelerinin ne ölçüde tamamlandığını ölçmek.

 

• Rekreatif projedeki maliyet, kapsam, performans vb.                                                   proje değişkenlerini izleyip proje yönetim planı ile karşılaştırmak.

 

• Sorun ve risklere yönelik düzeltici eylemleri belirlemek.

 

Çok aşamalı olan rekreatif projelerde kontrol süreci, projeyi, proje planı ile uyumlu hale getirebilmek amacıyla düzeltici ve önleyici faaliyetlerin uygulanması için proje aşamaları arasında geri bildirim sağlar.

 

Projenin gelişiminin korunması devam eden bir süreçtir                                                    ve şunları içermektedir;

 

• Son kullanıcı desteğinin devamlılığı

 

• Hataların devamlı düzeltilmesi

 

• Kullanılan yazılımların güncellenmesi

 

Rekreatif projedeki yetkililer, etkinliklerden yararlanacak olan kullanıcıların sorunlarının nasıl etkili ve çabuk bir şekilde çözülebileceğine dikkat etmelidir.

Herhangi bir rekreatif projenin kapsamı değişebilir.

 

Değişim rekreatif projenin gerçekleştirilme aşamasında normal                                       ve beklenen bir durum olarak görülmelidir.

 

Değişiklikler üçüncü şahıslardan, yüklenici firmalardan, son kullanıcılardan, maddi durumdan, saha koşullarından ya da rekreatif projeyi geliştiren                        boş zaman ve rekreasyon işletmesi tarafından kaynaklanabilir.

 

Rekreatif bir projede etkili kontrol sisteminin oluşturulması için                               sorulması gereken üç soru bulunmaktadır.

 

1.    Rekreatif bir projenin değerlendirmesi nasıl yapılmalıdır?

 

2.    Değerlendirmeler ne sıklıkta yapılmalıdır?

 

3. Ne tür performans ölçümleri kullanılmalıdır?

 

Rekreatif bir proje değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı proje takımı tarafından belirlenmelidir.

 

Rekreatif projede yapılan etkinlik türüne göre ölçüm metotları geliştirilmelidir.

 

Örneğin bir alı! veriş merkezinde on beş gün sürecek olan                                                    bir ürün promosyonu etkinliğinin olduğunu düşünelim.

 

Ürünün müşterilere rekreatif bir etkinlik ile tanıtılması esnasında                              etkinliği uygulayan rekreasyon uzmanlarının vermiş olduğu                                   hizmetin kalitesi belirlenmek istenilsin.

 

Bu durumda hizmet kalitesi ölçekleri, rekreasyon uzmanlarının                                 vermiş olduğu hizmet kalitesinin belirlenmesinde ve değerlendirilmesinde önemli bir araç olarak kullanılabilir.

 

Rekreatif bir projede değerlendirme ölçümlerinin sıklığı                                            yapılan etkinliğin süresi ile ilişkilidir.

 

Uzun sürecek olan bir etkinlikte değerlendirme sıklığının arttırılması önemlidir.

 

Uzun süren etkinliklerde rekreasyon uzmanları tarafından                                          yapılan işlerin rutinleşmesi söz konusu olabilir.

 

Bu durumda yapılan işlerin gelişi güzel hale gelmesini önlemek için                        kontrolü sağlayacak olan mekanizmaların devreye sokulma sıklığı arttırılmalıdır.

 

Uygun performans ölçümleri konusuna ilişkin rekreatif proje yürütücüleri                         şu sorulara yanıt aramalıdır.

 

Hangi bilgiler toplanmalıdır?

 

Bu bilgiler nasıl toplanmalıdır?

 

Bu bilgiler hangi kaynaklardan elde edilmelidir?

 

Bu bilgiler hangi sıklıkta toplanmalıdır?

 

Toplanan veriler nasıl analiz edilmelidir?

 

Belirtilen soruların cevapları bulunduğunda                                                                  uygun performans ölçümü sağlanabilir.

 

Rekreatif proje yönetiminde proje takımı tarafından yapılan                                    kontrol amaçlı değerlendirmelerin sıklığı önemlidir.

 

Rekreatif etkinliklerde genellikle fiziksel bir şekilde yarar sağlanırken,                       buna bağlı olarak yapılan etkinliklerin tekrar sayısının artması da                                   söz konusu olmaktadır.

 

Dolayısıyla, yapılan etkinliklerde tekrar sayısının artması ve

dikkatsizlik, gelişi güzel uygulamaların ortaya çıkmasına sebep olmaktadır.

 

Bu sebepten dolayı müşteri memnuniyetinin sağlaması                                                        ve etkinlik içerisinde herhangi bir aksaklığın yaşanmaması için                                   kontrol amaçlı değerlendirme sıklığı, etkinliğin süresine göre artırılmalıdır.

 

Rekreatif Proje Yönetiminde “Kapatma” Rekreatif bir projenin                                kapatma aşaması projenin resmi olarak kapatılmasıdır.

 

Bu aşamada en önemli konulardan biri proje süresince elde edilen deneyimlerden çıkarılan derslerin belgeler haline getirilerek arşivlenmesidir.

 

Bunun sebebi bir sonraki rekreatif projede oluşabilecek aksaklıklara                                ya da eksikliklere önceden önlem alabilme şansını elde etmektir.

 

Böylece boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından üretilen                        rekreatif projelerin daha başarılı hale getirilebilmesi                                                               ve sürdürülebilmesi sağlanabilir.

 

 Rekreatif bir projenin kapatma aşaması şunları içerir.

 

• Projenin kapatılması:

 

Rekreatif projeyi ya da rekreatif projenin bir aşamasını resmi bir şekilde

kapatmak için süreç içerisindeki tüm aktivitelerin sonlandırılmasıdır.

 

Sözleşmenin kapatılması:

Proje ya da proje aşamasında uygulanabilir her bir sözleşmenin                                 (açılan her bir maddenin çözümünü içeren) sonlandırılması ve arşivlenmesidir.

 

 

REKREATİF PROJE YÖNETİMİNi ANLAMAK

 

Rekreasyonda proje yönetimini anlayabilmek için                                                    rekreatif anlamda bir iş tanımının verilmesi gerekmektedir.

 

Rekreatif proje işi boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından                           sunulan ya da kamu /özel sektörün ihtiyacı doğrultusunda ortaya çıkan rekreatif etkinliklerin boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından yürütülmesi işidir.

 

İfade edilen bu rekreatif proje işi bir dizi aktiviteler ve görevler bütünüdür.

 

Bu aktiviteler ve görevler;

 

• Rekreatif projelerin bazı özelliklerle tamamlanabilecek                                               özel amaca sahip olması

 

• Rekreatif projelerin başlangıcı ve aktivite tarihlerinin tanımlanması

 

• Rekreatif projenin finansal sınırlarının olması

 

• Rekreatif projelerin çok işlevsellik özelliğini sergilemesidir.

 

Rekreasyonda proje yönetimi aynı zamanda proje planına                                               ve proje kontrolünü içermelidir.

 

1.    Proje planlama

 

• Rekreatif projedeki iş gereksinimlerinin tanımlanması

 

• Rekreatif projenin kalitesi ve iş kalitesinin tanımlanması

 

• Rekreatif projede ihtiyaç duyulan kaynakların tanımlanması

 

2. Proje kontrolü

 

• Rekreatif projedeki ilerlemenin takibi

 

• Rekreatif projede gerçek ve tahmin edilen çıktıların karşılaştırılması

• Rekreatif projenin etki analizi

 

• Rekreatif projede gerektiğinde ayarlama yapılabilmesinin sağlanması

 

Başarılı bir rekreatif proje yönetimi ancak,                                                                       proje amaçlarının başarıldığı zaman tanımlanabilir.

 

• Rekreatif proje zamanında bittiğinde

 

• Rekreatif projenin maliyet sınırı aşılmadığında

 

• Rekreatif projenin arzu edilen performans/teknoloji düzeyini sergilediğinde

 

• Rekreatif projede tahsis edilen kaynaklardan etkili                                                            ve verimli bir şekilde yararlanıldığında

 

• Rekreatif projenin müşteri tarafından kabul edildiğinde                                              proje yönetiminin başarısı tanımlanabilir.

 

Rekreatif proje yönetiminin potansiyel yararları vardır.

 

Bunlar;

 

• Rekreatif projedeki tüm aktivitelerde personel devrinin                                              dikkate alınmadan fonksiyonel sorumlulukların tanımını sağlar.

 

• Rekreatif projede sürekli raporlama ihtiyacının en aza indirger.

 

• Rekreatif projede zamanlama için aktivitelerin zaman sınırlarını tanımlar.

 

• Rekreatif projede yapılan planlamaya karşın başarılanın ölçümünü belirler.

 

• Rekreatif projede doğru önlemin ve takibinin sağlanabilmesi için problemlerin erken teşhisini sağlar.

 

• Rekreatif projede geleceğin planlanması için geliştirilmiş                                         tahmin yeteneğini sergiler.

 

• Rekreatif projedeki hedeflerin yerine getirilemeyeceğinin                                              ya da aşacağının bilinmesini sağlar.

 

Rekreatif projelerin yararları engellerin üstesinden gelmeden elde edilemez.

 

 Bu engeller;

 

• Rekreatif projenin karmaşıklığı

 

• Rekreatif projenin sunulduğu müşterinin özel istekleri                                                      ve kapsam değişiklikleri

 

• Rekreatif projede yeniden organizasyonel yapılanma

 

• Rekreatif projedeki riskler

 

• Rekreatif projede ileri planlama ve fiyatlandırmadır.

 

Daha başarılı bir rekreasyon işletmesinin yönetimi için                                                      proje yönetimi gereklidir.

 

Çünkü proje yönetimi kurumsal ve işlevseldir.

 

Kurumsal yönetim; yapısal yönetim görevlerini, işlevsel yönetim ise

yöneticilik ve yönetim görevlerini (planlama, organize etme,                              uygulama, kontrol, değerlendirme) kapsamaktadır.

 

 

Rekreatif Projenin Yönetim Süreci

 

Proje yönetiminde iş sürecinin amacı projenin profesyonel yönetimidir.

 

Proje yönetiminde göz önüne alınan amaçlar projenin amaçları,                          projenin kapsamı, projenin programı, projenin kaynakları, projenin maliyeti, projenin gelirleri, projenin riskleri, projenin organizasyonu, projenin kültürü                    ve projenin şartlarıdır.

 

Proje yönetim süreci, amaçları ve zaman sınırlaması olan bir yaklaşımdır.

 

Proje yönetim sürecinin zaman açısından şartları, projenin tahsisi                                    ve yatırım kontrol sürecidir.

 

 İçerik açısından bu süreç iş süreciyle ilişkili olan şartlardır.

 

İş süreciyle bağıntılı olan şartlar ise projenin tipiyle ilişkilidir.

 

Proje yönetim sürecinin profesyonel bir şekilde yürütülebilmesi için                        yönetimin temel fonksiyonlarını uygulamaya konulması gerekir.

 

Proje yönetim süreci, klasik yönetim sürecini oluşturan planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarını içermektedir.

 

Rekreatif proje yönetiminde de aynı yaklaşımı gütmek yerinde olacaktır.

 

Rekreatif bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşılabilmesi için                               projenin yürütülmesinde yönetimin bu fonksiyonlarının işlev görmesi                     kuvvetle muhtemeldir.

 

Proje takımının önüne daima yeni taleplerin konması ve proje yöneticilerinin bu talepleri koordineli bir şekilde uygulayabilmesi planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon ve kontrol fonksiyonları yardımıyla olabilmektedir.

 

Dolayısıyla, rekreatif bir projede karşılaşılan taleplerin, sorunların                              ya da uyumsuzlukların giderilmesinde planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon ve kontrol mekanizmalarından yararlanılması gerekmektedir.

 

Rekreatif proje yönetimi, yönetim ve proje yönetiminde olduğu gibi                           devam eden bir süreçtir.

 

Projenin gerçekleştirilmesinden önce bir kişi ortaya çıkan yeni ihtiyaçları tatmin etmek, problemleri çözmek ve fırsatlardan yararlanmak zorundadır.

 

Uygulamada bu kişi proje yöneticisidir.

 

 Proje yöneticisi, yaygın ve geni! olan problemler ve fırsatlar

ağından oluşan karmaşık yumağı yönetmeyi öğrenmelidir.

 

Rekreatif projede yönetim sürecini açıklayınız?

 

Büyük bir proje yönetiminin başarılı bir şekilde planlanması ve icra edilmesi için uygulanan tüm aksiyonlar, anlaşılması zor olan karmaşık bir durumdur.

 

 Bu yüzden projeler belirli parçalara bölünerek her bir parçanın                                  tam anlamıyla öneminin ve proje şemasındaki yerinin                                                   tam olarak belirlemesi gereklidir.

 

Projenin evrimi, gelişimi ve azalmasıyla devam eden proje fazları aktivitelerin mantıklı bir akışını sağlayan iş paketlerine bakılmak zorunda bırakır.

 

Bu anlamda, proje yaşam döngüsünün bir modelini kullanmak                              projenin toplam genişliğini ve uzun ömürlü olmasını anlayabilmek                                   ve tanımlayabilmek adına yararlı olabilir.

 

Rekreatif Proje Yönetimi Süreci

 

Planlama (Amacımız nedir ve neden?)

 

Rekreatif projenin amaçlarını, hedeflerini ve stratejilerini geliştirmek

 

Rekreatif projenin iş kırılım (karmaşıklığı azaltmak ve düşünceyi                              projenin geneli içindeki alt aşamalara odaklayarak aktiviteyi tanımlamak) yapısını geliştirmek

 

Rekreatif proje aktivitelerinin ve kilometre taşlarının mantıklı ilişkilerinin kurulması için öncelik diyagramlarının geliştirilmesi

 

Zaman öncelikli diyagramlara dayalı olan zaman tabanlı                                            proje programının geliştirilmesi

 

Rekreatif projenin kaynak desteğinin planlanması

 

Organizasyon (İlişkiler nedir ve neden?)

 

Rekreatif proje takımı için organizasyonel yapının kurulması

 

Rekreatif proje takımı üyelerinin projedeki rollerinin                                                              ve atamalarının tanımlanması

 

Rekreatif proje yönetimi politikalarının, prosedürlerinin                                                        ve tekniklerinin tanımlanması

 

Rekreatif proje yönetimi tüzüğünün ve diğer delegasyon                                 enstrümanlarının hazırlanması

 

Rekreatif proje takımının yetki, mesuliyet ve sorumluluk                                       standartlarının oluşturulması

 

Motivasyon (İnsanların en iyi işi yapmasını sağlayacak motivasyon nedir?)

 

Rekreatif proje takımı üyelerinin ihtiyaçlarının belirlenmesi

 

Rekreatif projede görev alan insanların en iyi işi yapmaları için                                  motive eden faktörleri belirlemek

 

Rekreatif projede görev alan insanların için gerek duyulduğunda                          uygun danışman ve mentorün Sağlanması

 

Rekreatif proje takımı üyeleri için ödül programının oluşturulması

 

Rekreatif projenin gerçekleştirilmesinde motivasyon artırıcı                                çalışmaların uygulamaya konulması

 

Koordinasyon (Kim, neye, ne zaman karar verir?)

 

Rekreatif proje kaynaklarının tahsisi için karar verme yetkisinin sınırları çizilmeli

 

Rekreatif projedeki liderlik sitilinin geliştirilmesi

 

Rekreatif projede görev personelin insan ilişkilerinin kuvvetlendirilmesi

 

Rekreatif proje takımının yönetiminde, katılımcı yönetim tekniklerinin artırılması için planların hazırlanması

 

Rekreatif proje takımının karar verme teknikleri için fikir birliğinin geliştirilmesi

 

Kontrol (Kim sonuçları değerlendiriyor? Standartlar nelerdir?)

 

Rekreatif proje için teknik performans standartları, program                                            ve maliyet oluşturulmalı

 

Rekreatif projenin ilerleyişini değerlendirmek için planların oluşturulması

 

Rekreatif proje için bir proje yönetimi bilgi sisteminin kurulması

 

Rekreatif projenin yeniden gözde geçirilmesini sağlayacak                                  stratejilerin hazırlanması

 

Rekreatif projenin ilerleyişinin değerlendirilmesi

 

 

Proje Yaşam Döngüsü

 

Proje yaşam döngüsü, genellikle sıralı ve bazen iç içe geçen                                      proje fazları grubudur.

 

Bu fazların adları ve sayıları; yönetim kadrosu, projeye dahil olan organizasyon ya da organizasyonların kontrol gereksinimleri,                                  projenin doğası ve projenin uygulama alanı tarafından belirlenir.

 

Bir yaşam döngüsü bir metodolojiyle belgelenebilir.

 

Proje yaşam döngüsü, organizasyonun, sektörün ya da kullanılan

teknolojinin kendine özgü özellikleriyle belirlenebilir ya da şekillenebilir.

 

Her projenin kesin bir başlangıcı ve bitişi olmamakla birlikte,                                    yaşam döngüsünde belli aşamalarda ortaya çıkan teslimatlar ve

aktiviteler projeden projeye büyük deği!iklikler göstermektedir.

 

Yaşam döngüsü, projeyle ilişkili özel işlerden bağımsız olarak,                                 projenin yönetilmesine ilişkin temel çerçeveyi sağlar.

 

Her program, proje ya da ürün bazı gelişim aşamalarına sahiptir.

 

Bu aşamaların açık bir şekilde anlaşılabilmesi, arzu edilen amaçların başarılmasında kurumsal kaynakların tümünün kontrolünü                               sağlayacak yöneticiler sayesinde olabilir.

 

Proje yönetim biliminde gelişim aşamaları yaşam döngüsü olarak adlandırılmaktadır.

 

Ancak, yaşam döngüsü aşamalarının farkı ve terminolojisi                                        proje içerisinde görev alan bireylerin karşılıklı tartışmalarına                                       ve kararlarına bağlıdır.

 

Bu yüzden, proje yaşam döngüsüyle ilgili kesin bir aşama sıralaması vardır diyebilmek çok zordur.

 

Ancak, yaşam döngüsü aşamalarıyla ilgili en azından                                            kısmi bir uzlaşma bulunmaktadır.

 

Bunlar;

 

• Projeye başlamak

 

• Organizasyon ve hazırlık işleri

 

• Proje işlerini yerine getirmek

 

• Projeyi kapatmaktır.

 

Projenin ayrıntılarına fazla hakim olmayan daha yüksek                                           yönetim kademeleriyle ya da başka kuruluşlarla iletişime girildiğinde,                          çoğu zaman bu genel yaşam döngüsü yapısına atıfta bulunulur.

 

Bu yüksek düzeyli bakı! açısı, doğaları gereği birbirine benzemeyen projeleri bile karşılaştırmak için ortak bir referans çerçevesi sağlayabilir.

 

Genel yaşam döngüsü yapısı, genel olarak şu özellikleri sergiler:

 

• Maliyet ve personel düzeyleri başlangıçta düşüktür, işler yerine                        getirilirken zirveye ulaşır ve proje kapanışına yaklaşırken hızla düşer.

 

Grafik 8.1’deki kesikli çizgi bu tipik örüntüyü gösteriyor.

 

• Paydaşların etkileri, risk ve belirsizlik , projenin başlangıcından                                       en yüksek düzeydedir.

 

• Maliyet üzerinde önemli ölçüde bir etki yaratmaksızın                                            projenin ürününün nihai özelliklerini etkileme becerisi, projenin başlangıcında en yüksek düzeydedir ve proje ilerleyip tamamlanmaya yaklaştıkça düşer.

 

 Proje Yaşam Döngüsü Aşamalarındaki Yönetimsel Uygulamalar

 

Proje yaşam döngüsü kavramsallaştırma (entelektüel bir modelin formülasyonu), dizayn (yapılanmanın gösterimi), geliştirme                                         (örnek etkinliklerin testi) ve projenin teknik performansını                           (çıktılar/etkinlikler) uygulamaya koyan büyük adımlar serisini içermektedir.

 

Bu büyük adımlar genellikle, iş paketleri olarak adlandırılır                                             ve projenin yönetilmesinde anahtar rol üstlenirler.

 

Projeler, yaşam döngüsü boyunca her bir safhada                                                    hareket halinde olan organizasyonlar gibidir.

 

Projeler daima zamanında tamamlama umuduyla, bütçeyi aşmama              ve teknik performans amaçlarıyla tatmin eden bir şekilde devam eder.

 

Proje yaşam döngüsü proje planlamasında göz önüne alınması gereken anahtar özelliklerden biridir.

 

Proje yaşam döngüsünün her bir aşaması için uygun iş paketleri                                       bir kez tanımlanırken, proje planının gelişimine yönelik                                                önemli bir başlangıç oluşturulmaktadır.

 

Her projede olduğu gibi rekreatif projede de proje yaşam döngüsü                               önem arz etmektedir.

 

Proje yaşam döngüsünü oluşturan dört aşamanın rekreatif bir projede                         nasıl uygulanacağı ise şu şekilde ifade edilebilir.

 

Projeye başlamak:

Rekreatif bir projeye başlama aşamasında yapılacak olan uygulamalar;          proje ihtiyaçlarının belirlenmesi, amaçların oluşturulması,                                             istekli bir şekilde işleyecek organizasyon kaynaklarının belirlenmesi,                               bir proje organizasyonu için organizasyon ihtiyacının satışı                                                 ve kilit görev üstlenecek olan personelin atanması olarak ifade edilebilir.

 

Organizasyon ve hazırlık işleri:

 Rekreatif bir projenin organizasyonu ve hazırlık işleri ilgili

uygulamaları; proje organizasyon yaklaşımının tanımlanması,                                         proje hedeflerinin belirlenmesi, proje işlerinin yerine getirildiği                                     aşama için programın hazırlanması, rekreatif projede uygulanan                                  görev ve kaynakları ayırma ve tanımlama ve rekreatif proje takımının oluşturulması olarak sıralanabilir.

 

Proje işlerini yerine getirmek:

 Rekreatif proje işlerinin yerine getirilmesi aşamasındaki uygulamalar;

proje işlerinin (etkinliklerin dizaynı, etkinlik alanının oluşturulması,                            etkinliklerin tüketiciye sunulması vb.) uygulanmasıdır.

 

Projeyi kapatmak:

 Rekreatif projeyi kapatmak için yapılan uygulamalar;                                                      boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin diğer organizasyonlarına                                 insan ya da insan olmayan kaynaklarının transferi, transfer ya da                         taahhütleri tamamlamak, projeyi sonlandırmak                                                                ve personeli ödüllendirmek olarak açıklanabilir.

 

Her projede var olan yaşam döngüsü içerisinde yapılması                                              ya da yerine getirilmesi gereken görevler bulunmaktadır.

 

Rekreatif bir projede, proje yaşam döngüsünün aşamalarında başarılan                           ya da yerine getirilen görevleri açıklamaya çalışalım;

 

Projeye başlamak

 

 Öncelikle rekreatif projenin ihtiyaçları nelerdir bunların belirlenmesi.

 

• Fizibilite çalışmalarının yapılması

 

• Rekreatif proje ihtiyaçlarının temin edilmesinde alternatiflerin oluşturulması

 

• Rekreatif proje önerisinin oluşturulması

 

• Rekreatif proje için gerekli olan temel bütçe ve programın belirlenmesi.

 

• Rekreatif projedeki görevlere uygun olduğu düşünülen personelin proje takımına seçilmesi.

 

Organizasyon ve hazırlık işleri

 

• Rekreatif proje programına yönelik harekete geçilmesi.

 

• Çıkabilecek sorunlara karşı davranış çalışmalarının ve analizlerin yapılması.

 

• Rekreatif projenin dizayn sisteminin oluşturulması.

 

• Rekreatif proje kapsamında kullanılacak etkinlik örneklerinin oluşturulması ve test edilmesi.

 

• Analiz sonuçlarının değerlendirilmesi.

 

• Rekreatif proje kapsamındaki etkinlikler için işverenden onayın alınması.

 

Proje işlerini yerine getirmek

 

• Rekreatif projede kullanılması düşünülen araç ve gerecin temin edilmesi.

 

• Rekreatif projede kullanılacak araç ve gerecin kurulması ve test edilmesi.

 

• Rekreatif proje gereksinimlerine verilecek olan                                                         destek sisteminin geliştirilmesi.

 

• Rekreatif projenin uygulanması için bir sistemin geliştirilmesi.

 

• Rekreatif proje kapsamındaki tüm iş performanslarının                                              doğru işleyip işlemediğinin doğrulanması.

 

• Rekreatif proje kapsamında gereken değişiklerin yapılması.

 

Projeyi kapatmak

 

• Rekreatif projede görev alacak işlevsel personelin eğitilmesi

 

• Rekreatif projede kullanılan araç gereç transferinin sağlanması

 

• Rekreatif projede alınan sorumlulukların transferinin sağlanması

 

• Rekreatif projede kullanılan kaynakların serbest bırakılması

 

• Rekreatif proje takımı üyelerinin başka bir işe tekrar atanması.

 

 

Rekreatif Proje Yönetiminde 7-S

 

Organizasyonda amaçlanan hedefleri başarma konusunda                                 organizasyon nasıl konumlandırılmalı ve süreç nasıl analiz edilmelidir?

 

Bu soru uzun yıllardır proje yönetimi alanında sorulmakta                                                  ve birkaç farklı cevabı (yaklaşım) bulunmaktadır.

 

Bu yaklaşımların bir kısmı iç faktörleri, diğer bir kısmı dış faktörleri                                    geri kalanı ise hem iç hem de dış faktörleri benimsemektedir.

 

Ancak, günümüzde proje yönetimi çerçevesinin oluşturulmasında                                   en çok dikkat edilen konular, ihtiyaç olduğu düşünülen gündemdeki konuların kapsamlı bir şekilde oluşturulmasını, anlaşılmasını,                                 görevlerin sınıflandırılmasını ve rollerin karmaşıklığının azaltılmasına                        yardımcı olan teorik bir çerçevenin oluşturulmasını kapsamaktadır.

 

7-S çok yaygın ve değişik durumlara kullanılan bir çerçevedir.

 

Örneğin, bir şirketin performansını artırmada, şirket içindeki

değişikliklerin olası etkilerinin incelenmesinde ve önerilen bir stratejinin                         nasıl en iyi şekilde uygulanacağının belirlenmesinde etkin bir rol üstlenir.

 

Proje Yönetiminde 7-S

 

Strateji (Strategy)

Strateji bir süreçtir.

 

Projenin yüksek-düzeyli gereksinimleri ve bu gereksinimlerin                                 başarılmasını sağlar

 

Planlama  (Structure)

Planlama, idare ve kontrol sınırları ile ilişkili olan düzenlemeler                                           ve insan kaynaklarıdır.

 

Projenin gerçekleştirilmesinde kullanılacak olan                                              organizasyonel düzenlemeleri içerir.

 

Sistem (Systems)

Çalışma metodunun dizaynı, izlenmesi ve kontrolüdür

 

Personel (Staff)

Proje üzerinde çalışacak kişilerin seçimi, işe alımı, yönetimi ve liderliği içerir

 

Beceriler (Skills)

İdari ve teknik araçlar proje yöneticisi ve görevliler için elde mevcut olmalıdır

 

Sitil/Kültür ( Style/Culture)

Çalışma takımı ya da organizasyon içinde çatışma sitili                                                        ve birbirleriyle ilişkilerin altını çizer

 

Paydaşlar (Stakeholders)

Proje süreci ya da getirileri ile ilgilenen bireyleri ve grupları içerir.

 

Genel proje yönetiminde ifade edilen 7-S                                                                      rekreatif proje yönetimi içinde geçerlidir.

 

Rekreatif proje yönetiminde stratejinin bir çıktı ya da basit bir ifade olarak düşünülmesinden ziyade bir süreç olarak algılanmalıdır.

 

Strateji, aktivite düzeyinin detaylarından ziyade proje ilkelerinin bir açıklaması olarak görülebilen amaçların yüksek düzeyde düşünülmesini içermektedir.

 

Rekreatif projede başarı, projenin tüm safhalarında verilen kararlar                                  ile ilgili olan bilgileri ortaya koyan ve kılavuz özelliği sergileyen                                rasyonel bir strateji süreciyle başlar.

Rekreatif bir projede planlama, etkinliklerin oluşturulması ve uygulanması aşamasında emir komuta zinciriyle ilişkili olan insan kaynaklarının düzenlemesi ile ilişkilidir.

 

Rekreatif bir projede sistemin oluşturulması, rekreatif etkinliğin düzenleneceği alandaki çalışma metodunun dizayn edilmesi, izlenmesi ve kontrolü ile sağlanabilmektedir.

 

Rekreatif bir projenin uygulanmasında en önemli faktörlerin                                    başında personel gelmektedir.

 

Çünkü rekreatif etkinliklerin topluma ulaştırılmasında                                                         ya da uygulatılmasında aracı olan ana faktör personeldir.

 

Dolayısıyla, rekreatif bir projenin içerisine dâhil edilecek olan kişilerin seçimi, işe alımı, yönetimi ve liderliği rekreatif projeler için önemlidir.

 

Rekreatif projelerin yürütülmesini sağlayan idari personelin ve personelin olmazsa olmaz olan ihtiyaçlarının başında ise etkinliklerin başarılabilmesi ve personelin yönetilebilmesi için yeterli beceriyi sağlayacak olan idari                                ve teknik aracın elde bulunuyor olmasıdır.

 

Rekreatif projelerde insan faktörünün ön planda olması hem idari personel                      ve personel arasında hem de personelin kendi arasında iyi bir iletişimi gerektirmektedir.

 

Rekreatif projede görev alan kişilerin birbirleriyle anlaşabilen bir kitle

özelliği sergilemesi rekreatif bir projenin topluma ulaştırılmasında                              kolaylık sağlamaktadır.

 

Rekreatif projede sitil/kültürün olması organizasyon içerisinde                                        belirli bir çatışma stili ya da insan ilişkilerinin altını çizerek projenin                           sorunsuz bir şekilde kapatılmasına yardımcı olmaktadır.

 

Herhangi bir projede paydaşlar olmazsa olmazların başında gelmektedir.

 

Özellikle ticari anlamda kar amacı güden bir rekreatif projede

paydaşların rolleri önem arz etmektedir.

 

Çünkü rekreatif projenin başarılabilmesi için görev alan paydaşların                        rekreatif etkinliğin finanse edilmesinde, pazarlanmasında                                                   ve uygulanmasında önemli roller üstlenmektedir.

 

 

 

 

 

Rekreatif Proje Yönetiminin Genel İlkeleri

 

Boş zaman ve rekreasyon endüstrisi içerisindeki hizmet sektörlerine,                               boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin yeni ve alternatif rekreasyon etkinliklerini ürün olarak geliştirmesi ve sunabilmesi için oluşturdukları projelerin yönetiminde belirli ilkelere uyması gerekmektedir.

 

Bunlar;

 

• Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından hazırlanan                                  rekreatif projenin amacının Belirlenmesi

 

• Boş zaman ve rekreasyon işletmesinin proje amacına                                     varabilmesi için gerekli araçların seçilmesi

 

• Boş zaman ve rekreasyon işletmesinin geliştirmiş olduğu projenin plan                        ve programına göre ifade edilen amaçlara varılması için                                           eldeki mevcut kaynakların akıllıca tahsis etmesi

 

• Boş zaman ve rekreasyon işletmesinin ortaya koymuş olduğu                                  projeyi başlangıcından sonuna kadar bütün süreci kontrol etmesi                              olarak ifade edilebilir.

 

 

Rekreatif Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler

 

1. Rekreatif proje amaçlarının ve kısıtlamaların açık ve net belirlenmiş olması:

 

Amaçlar;

 

• Rekreatif proje amaçlarının anlaşılabilir olması

 

• Rekreatif proje amaçları açık bir şekilde tanımlanmış olması

 

• Rekreatif projede ifade edilen amaçlar ölçülebilir olmalı

 

• Rekreatif proje etkinliklerin amaçları organizasyon amaçlarına uygun olmalı

 

• Rekreatif proje amaçları zamanla sınırlı olmalı

 

• Rekreatif proje amaçları önem sıralı olmalı

 

• Rekreatif proje amaçlarına gerçekleştirilmesine engel teşkil edecek                          risk faktörleri tanımlanmalı

 

• Rekreatif proje amaçları ulaşılabilir özellikler sergilemeli

 

Kısıtlar;

 

• Rekreatif projede yetenekli kaynakların                                                                    (daha kaliteli ve kolay ulaşılabilir) eksikliği

 

• Rekreatif projede oluşturulan zaman aralıkları

 

• Rekreatif projede yerleşim

 

• Rekreatif projede teknoloji

 

• Rekreatif projede kalite

 

• Rekreatif projede para

 

• Rekreatif projede zaman

 

• Rekreatif projede insan olarak karşımıza çıkar.

 

2. Rekreatif projenin planlanması ve personel organizasyonunun sağlanması:

 

Planlar, detay aktiviteleri, sorumluluk tanımlarını,                                                       teslimatları bir arada göstermelidir.

 

 Plan dahilindeki tahminlerin, varsayımların olabildiğince                                          gerçeğe yakın olması gerekmektedir.

 

3. Kullanıcıların katılımı:

 

Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün belirli aşamalarda                                                  son kullanıcıların onayına sunulmalıdır.

 

4. Proje kontrolü:

 

Projenin başarısı, proje ilerleyişinin objektif olarak                                    değerlendirilmesiyle mümkündür.

 

5. Proje yöneticisinin etkinliği:

 

Proje yöneticisi zaman, maliyet, kalite ve kapsam faktörleri arasında ilerlemeyi sağlayarak, projenin başarısında kilit rol oynar.

 

Proje yöneticisin bu rolleri etkin bir biçimde gerçekleştirilebilmesi                                kendisine verilen YETKİ ile doğruda ilişkilidir.

 

 

 

Rekreatif Proje Yöneticisi

 

Rekreatif projenin merkezi ve sürükleyici gücü olarak, rekreatif proje yöneticisi zaman, maliyet, kalite ve kapsam faktörleri arasında ilerlemeyi sağlayarak, projenin başarısında kilit rol üstlenmektedir.

 

Bu bağlamda, rekreatif proje yöneticisinin bu rolleri etkin bir şekilde gerçekleştirebilmesi kendisine verilen yetki ile doğrudan ilişkilidir.

 

Rekreatif proje yöneticisi;

• Rekreatif proje ürününün pazarlandığı işletme üst yönetimine ve katılımcılara karşı birincil sorumlu kişidir.

 

• Rekreatif proje ürününün maliyet ve süreç öngörülerinden sorumlu kişidir.

 

• Rekreatif proje boyunca ihtiyaç duyulacak olan kaynakları belirleyen kişidir.

 

• Rekreatif proje takımındaki çatışma ortamlarını                                                                ve stresi azaltmaktan sorumlu olan kişidir.

 

• Rekreatif projedeki iletişim yapısının oluşturulmasını sağlayan kişidir.

 

Proje yöneticisinin görevi, çeşitli yönlerden herhangi bir işteki                                 yönetici görevlerinden önemli düzeyden farklılık göstermez.

 

Her ikisi de insanlar ve kaynak aracılığıyla sonuç üretmekle yükümlüdür.

 

Geleneksel bir yönetici gibi proje yöneticisi de şu işleri yapmak zorundadır;

 

• Rekreatif projeye uygun etkin katılımcıları görevlendirme,

 

• Rekreatif proje etkinliklerine uygun çatıyı oluşturma,

 

• Rekreatif projenin vizyonunu ortaya koyma,

 

• Rekreatif proje etkinliklerinin koordinasyonunu sağlama,

 

• Rekreatif projenin satıldığı müşteri (üst düzey yönetici/işletme sahibi)                          ve sponsorlarla görüşmeleri yürütme,

 

• Rekreatif projenin gerçekleştirilme aşamasında oluşan çatışmalara                       çözüm yolu bulma,

 

• Rekreatif proje sürecindeki kilometre taşlarını belirlemek,

 

• Rekreatif projede ortaya konan bütçeyi yönetme,

 

• Rekreatif projede görev alan bireylerden maksimum verimi                                       elde edilmesini sağlama,

 

• Rekreatif proje işini rotasında tutma,

 

• Rekreatif projenin amaçlarına, zamanında ve bütçe sınırları içinde                      ulaşmayı sağlamadır

 

Rekreatif proje yöneticisi işi bizzat yapan kişiler üzerinde                                       doğrudan yetkiye sahip olmayabilir.

 

Örneğin, teknolojik yeni bir ürünü piyasaya çıkarmak isteyen                                       büyük bir şirketin, dünya ya da ülke çapında ürün tanıtımını                                      rekreatif bir organizasyon zinciriyle yapmak istediğini düşünelim.

 

Bu tanıtımın gerçekleşmesi için oluşturulan organizasyonun projelendirilmesi ve uygulanması işi ise boş zaman ve rekreasyon işletmelerinden                              birine verilmiş olsun.

 

Proje yönetici olarak boş zaman ve rekreasyon işletmesinin yöneticisi            seçilmiş ancak, proje elemanları pazarlama, finans, müşteri hizmetleri                        ve diğer birimlerden alınmış olabilir.

 

Bu elemanlar proje yöneticisinin üzerlerinde doğrudan etkisinin bulunmadığı

veya elinde ücret artışı ve terfi gibi özendiriciler olmayan kişilerdir;                                      bu yüzden, proje yöneticisi bu insanların davranış ve performanslarını                     ancak sahip olduğu liderlik vasıflarıyla yönlendirebilir.

 

Rekreasyonda Proje Yönetimi İçin Genel Bir Model

 

Projelerin gerçekleştirilme aşamasında sıklıkla karşılaşın en önemli sorunların başında proje yönetimini yeni deneyimleyecek olan proje yöneticilerinin proje takibini kolaylaştıracak bir modelin eksikliğidir.

 

 Boş zaman ve rekreasyon alanında proje yönetiminin yeni yeni kullanılıyor olması rekreasyon uzmanlarının proje yönetimindeki bilgi ve deneyim eksikliğini daha da ön plana çıkarmaktadır.

 

Bu durumda rekreasyon alanına özgü bir proje yönetimi modeli çıkarmak, alan içerisinde çalışacak olan rekreasyon uzmanları için  faydalı sağlayacaktır.

 

 

Rekreatif bir projenin yönetimi için temel bir modelin oluşturulması,                         projenin başlama aşamasında rekreatif proje yöneticisi                                                    ve proje takımı tarafından yapılmalıdır.

 

Her rekreatif projede, proje modeli geliştirilmelidir.

 

Bu sayede, rekreatif proje modeli, projenin genel bir takibini

sağlarken rekreatif proje yöneticisinin de işini kolaylaştıracaktır.

 

Rekreasyonda Proje Yönetimi Genel Modeli

 

1.    Rekreatif etkinlik ihtiyacının ortaya çıkışı:

 

Ticari anlamda, rekreatif bir ihtiyacın ortaya çıkması üç şekilde olabilir.

 

Birincisi, kamu kurumlarında ihtiyaç duyulan rekreatif etkinlikler.

 

İkincisi, özel sektörde ihtiyaç duyulan rekreatif etkinlikler.

 

Üçüncüsü, boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin kendi sınırları içerisinde oluşturmuş olduğu rekreatif etkinlik alanına gelen müşterilerin ihtiyaçları olabilir.

 

Ticari anlamdaki bu rekreatif ihtiyaçlara şu şekilde örnekler verilebilir.

 

Belediyelerin sosyo-kültürel etkinlikleri için ihtiyaç duydukları                                rekreatif etkinliklerin ve ekiplerin oluşturulmasında boş zaman                                         ve rekreasyon işletmelerinden destek alması, özel sektörde                                büyük çaplı fabrikaların çalışanlarına yılda birkaç kez oluşturmuş olduğu sosyo-kültürel etkinliklerde ortaya çıkabilecek olan rekreatif etkinlik ihtiyacının boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından giderilmesi                      örnek olarak verilebilir.

 

Kamu ve özel sektörde verilen bu iki örneğin dışında kamu ve özel sektör tarafından rekreatif bir ihtiyacın dile getirilmiyor olmasına rağmen                                boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından rekreatif proje teklifleri                          bu tür kurumlara sunulmalıdır.

 

Çünkü, ülkemizde boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin                                             ticari bir işletme olarak yeni yeni tanınıyor olması bu tür tekliflerin                                  boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından verilmesini gerektirmektedir.

 

Bu sayede boş zaman ve rekreasyon işletmeleri kamu ve özel sektör karşısında tanınırlığını ve güvenirliğini artırarak endüstri içerisinde                        kendisine yer bulabilmesini kolaylaşacaktır.

 

 

3.    Rekreatif etkinlik türü ihtiyacının tanımlanması:

 

İhtiyaç duyulan rekreatif etkinlik, ister kamudan ya da özel sektörden isterse de boş zaman ve rekreasyon işletmesi tarafından ortaya çıkarılıyor olsun öncelikle, kamu ya da özel sektörde ihtiyaç duyulan rekreatif etkinliğin kurumun yapısına ve yapmış olduğu sosyo-kültürel etkinliklerin doğasına zarar vermeyecek şekilde tanımlanarak seçilmesi gerekmektedir.

 

4.    Alternatif proje stratejilerinin oluşturulması:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından sunulan ya da kamu                           ve özel sektör tarafından ihtiyaç duyulan rekreatif etkinliklerin oluşturulmasında boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin bünyesinde bulunan beyin takımları görev almalıdır.

 

Bu beyin takımları hem ihtiyaç duyulan rekreatif etkinlik türünün

belirlenmesinde, tanımlanmasında, uygulanmasında ve sonuçlandırılmasında hem de alternatif olabilecek rekreatif etkinlik türlerinin üretilmesinde                      görev üstlenmelidir.

 

5.    Seçilen her strateji için P (performans), M (maliyet), Z (Zaman),                               K (Kapsam) hedeflerinin belirlenmesi, risklerin tanımlanması,                        projedeki önem seviyelerinin belirlenmesi:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin sundukları ya da aldıkları                               her bir rekreatif projenin gerçekleştirilmesindeki en önemli                          aşamalardan biri budur.

 

Yapılacak olan etkinliğin icra edilmesinde kullanılacak olan                                        her bir alternatif stratejinin performansı, etkinliğin maliyet hesaplaması, etkinlikte harcanacak zamanın ve etkinlik kapsamının belirlenmesi                           proje beyin takımı tarafından yapılmalıdır.

 

Bunların yanı sıra, etkinliğin gerçekleştirilmesi aşamasında                                doğabilecek aksiliklerin önceden belirlenmesi, gerekli önlemlerin alınması                        ve risklerin önem sırasının belirlenmesi yine rekreatif projeyi oluşturan                          beyin takımının görevlerinden biridir.

 

5. Tüm faktörlerin uygunluğu:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından sunulan ya da alınan

rekreatif projeleri oluşturan faktörlerin (performans, maliyet, zaman, kapsam) uygunluğu proje beyin takımı tarafından kontrol edilmelidir.

 

 

6. Detaylı bir planın hazırlanması:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından oluşturulan rekreatif projenin amaçlarını, belirli bir sürede ve belirli bir bütçe çerçevesinde gerçekleştirmek için kaynakları verimli bir biçimde tahsis edebilmek önemlidir.

Bu anlamda, tüketim, yatırım, tasarruf vb. ekonomik ve sosyal büyüklüklerdeki değişiklikleri, belirli öncelikler gözetilerek hedefler doğrultusunda yönlendirme, koordine etme çabalarını ortaya koyan                                                       bir rekreatif proje planının oluşturulması gereklidir.

 

7. Planın uygunluğu:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından sunulan ya da alınan           rekreatif projenin uygunluğu beyin takımları tarafından tartışılmalıdır.

 

8. Proje planının onaylanması, proje dosyalarının açılması:

 

Rekreatif projenin uygunluğunun tartışıldığı ve karara bağlandığı birim                      proje beyin takımıdır.

 

Proje beyin takımı hem boş zaman ve rekreasyon işletmelerinin bünyesindeki hem de kamu ve özel sektörde proje kapsamında görevlendirilmiş olan kişilerden oluşabilir.

 

Oluşturulan her bir proje belirli kaynaklar (girdiler) alır ve belirli bir gereksinimi karşılamaya yönelik mal ve hizmet (rekreatif etkinlik) üretir.

 

Projenin onaylanmasının (analizi) çıkış noktası, tüm kaynakların sınırlı, gereksinimlerin ise sonsuz olmasıdır.

 

Genel olarak proje onaylanması (analizi) bir proje tarafından tüketilen

girdilerin ve üretilen çıktıların belirlenmesi ve değerlendirilmesidir.

 

Rekreatif proje planında problem olduğu gözlenirse uygulanacak olan stratejinin uygunluğu gözden geçirilmelidir.

 

9. Uygulamaya geçiş:

 

Rekreatif bir proje hazırlanırken yapılan teknik ve maddi hatalar,                                 finansmanın sağlam bir kaynağa dayandırılmamış olması ve proje onaylanması aşamasında bu eksikliklerin gözden kaçmış olması                            projenin uygulamasında sorunlar yaratabilir.

 

Dahası, projenin uygulandığı alanda ya da projede ana ve yardımcı hizmetlerin sağlanması açısından da sorunlarla karşılaşılabilir.

 

Ayrıca, projeyi uygulamakla sorumlu olan boş zaman ve                                   rekreasyon işletmeleri ve ana ve yardımcı hizmetleri sağlayacak olan kuruluşların kendi yapılarından ve birbiri ile olan ilişkilerinden dolayı da sorunlar yaşanabilir.

 

Uygulamaya koyulan rekreatif projenin başarısı, projelerin daha önceki aşamalarda doğru olarak analiz edilmesi ve seçilmesine bağlıdır.

 

Projenin uygulanması aşamasında izlenecek yol;

 

• Rekreatif proje ekibinin atanması

 

• Rekreatif projeyi uygulama programının hazırlanması

 

• Ödeneklerin iç kredi/dış kredilerle sağlaması

 

• Rekreatif projenin uygulanacağı alanın tahsisinin sağlaması                                           ve yerleşim planının Hazırlanması

 

• Rekreatif proje ile ilgili yasal işlemlerin düzenlenmesi                                                (teknik şartname, keşif, sözleşme vb.)

 

• Rekreatif projede kullanılabilecek teknoloji anlaşmasının                                        (know-how (bir şeyi yapabilme bilgisi), patent, lisans, vb.) yapılması.

 

• Rekreatif proje kapsamında kullanılacak olan makine                                                   ve araç-gerecin sağlanması

 

• Rekreatif projenin gerçekleştirileceği alandaki                                                           inşaat, montaj ve kontrol işlemlerinin belirlenmesi

 

• Rekreatif projenin pazarlanması ve satış işlemlerinin belirlenmesi

 

• Rekreatif projenin denemeye ve işletmeye alma çalışmalarının tanımlanması olarak ifade edilebilir.

 

1. Sürecin kontrolü:

 

Rekreatif projenin değişik yönetim düzeylerinde sürekli veya                                      periyodik olarak gerçekleştirilen bir etkinlik türüdür.

 

Rekreatif projenin amaç ve hedeflerini gerçekleştirebilecek nitelikte uygulanıp uygulanmadığının araştırılması, var olan sorunların                                         ve sapmaların belirlemesi işlemidir.

 

 

Rekreatif projede ön görülen plan ve programların izlenmesi sırasında etkinliklerin yürütüleceği, hangi nitelik ve ayrıntıda bilgi toplanacağı,                       hangi yöntemlerin kullanılacağı, koordinasyon ve değerlendirmenin                         nasıl yapılacağı çok önemlidir.

 

Rekreatif projede sürecin kontrol altında olmadığı saptanırsa süreci                          kontrol altına alacak olan şu soruların cevabı bulunmalıdır.

 

Rekreatif etkinlik türü ihtiyacı doğru tanımlandı mı?

 

Rekreatif proje için oluşturulan strateji uygun mu?

 

Rekreatif proje planı doğru mu?

 

Bu soruların cevapları bulunarak detaylı bir rekreatif proje planının hazırlanması aşamasına geri dönülmesi ve gerekli düzeltmelerin                         yapılması gerekmektedir.

 

Bunun yanı sıra, soruların cevabı bulunduktan sonra yapılan değerlendirmeye bağlı olarak amaçlar, politikalar, uygulama stratejileri ve projenin diğer

unsurları (yanlış yer seçimi, hatalı tasarım vb.) ile ilgili olarak yapılması gereken düzeltmeler konusunda karar organları bilgilendirilir.

 

2. Rekreatif proje işlerinin tamamlanması:

 

Rekreatif projenin uygulanması sırasında gerçekleştirilen değerlendirmede rekreatif proje etkinliğinin verimli ve etkili bir biçimde yapılıp yapılmadığı, ulaşılmak istenen hedeflerin geçerliliğini sürdürüp sürdürmediği ve varsa aksamaya neden olan sorunların olup olmadığı analiz edilerek,            rekreatif proje kapsamında gerçekleştirilecek olan işlerin sonuçlandırılmasıdır.

 

Planlanan işlerin tamamlandığını saptayabilmek için proje uygulamasıyla gerçekte ulaşılan sonuçların planlananlar ile karşılaştırılması, alınan kararların ve gerçekleştirilen eylemlerin yararlı olup olmadığının ortaya koyulması gerekir.

 

3. Rekreatif proje hakkında öz eleştiri:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri tarafından yapılan proje uygulamasında ortaya çıkan eksikliklerin, proje işleri tamamlandıktan sonra tekrar                              proje beyin takımı tarafından ortaya koyulması gerekir.

 

Proje uygulaması boyunca yaşanan eksikliklerin proje beyin takımı tarafından tekrar değerlendirilerek bir sonraki projeye yansıtılmaması için gerekli önlemlerin alınması önemlidir.

 

Bu sayede, projenin uygulanmasıyla ulaşılan sonuçlar; verimlilik,                         ekonomiklik, üretim ve diğer etkiler açısından değerlendirilebilir.

 

Dahası, elde edilen bilgiler ışığında bir sonraki projenin gerçekleştirilmesinde değerli edinimler sağlanabilir.

 

4. Rekreatif projenin kapatılması:

 

Boş zaman ve rekreasyon işletmeleri ve kamu ya da özel sektör

arasında icra edilen rekreatif proje uygulamasının sonlandırılması işlemidir.

 

Bu işlemde, projenin kamu kurumuna ya da özel sektördeki işletmeye kattığı değerin ne ölçüde yüksek olduğunun belirlenmesi, projenin yürütülmesi esnasında yaşanan sorunların çözümünden hangi yöntemlerin izlendiğinin hatırlanması ve raporlaştırılması sürecidir.

 

 

Rekreatif Proje Tanımlama Dokümanı

 

Rekreatif proje tanımlama dokümanı, rekreatif bir projenin                                            yazılı hale getirilmesi ve projenin kontrolü için oluşturulan bir araçtır.

 

Bu doküman sayesinde proje hedefleri, kısıtları, varsayımları,                                          riskleri vb. tanımlanacaktır.

 

Proje tanımlama dokümanının yayınlanmasıyla, projenin başlangıcı                      resmiyet kazanmakta ve ilgili proje kaynaklarının yetki ve sorumlulukları                      tüm organizasyona duyurulmaktadır

 

Rekreatif proje tanımlama dokümanının başarısı hem rekreasyon işletmeleri hem de rekreatif projenin sunulduğu işletmeler tarafından fikir birliğinin sağlanması ile gerçekleşmektedir.

 

Rekreatif proje tanımlama dokümanının içeriği, projenin sunulduğu                       işletmenin de fikirlerini yansıtmalıdır.

 

Böylece taraflar arasında ileride çıkabilecek çatışmaların                                             önüne geçebilme şansı doğacaktır.

 

Rekreasyon işletmeleri tarafından hazırlanan rekreatif proje tanımlama dokümanının içeriği; projenin gerçekleştirileceği alana, etkinlik türüne,                        hedef kitleye, bütçeye, amaca vb. değişkenlere göre değişkenlik

göstermektedir.

 

Önemli olan rekreatif projenin fırsat ve olanaklarının doğru analiz edilerek ihtiyaca göre rekreatif proje tanımlama dokümanının oluşturulmasıdır.

 

Rekreatif proje tanımlama dokümanının içeriğinde                                                               altı ana başlık bulunmaktadır.

 

 

 

 

1. Arka plan:

 

Rekreatif projenin tarihçesi yani projenin oluşturulma sebepleri                                       ve neden ihtiyaç duyulduğunun açıklandığı bölümdür.

 

2. Amaçlar:

 

Rekreatif proje ile elde edilmek istenen sonucun açık bir şekilde                                  ifade edildiği bölümdür.

 

Ayrıca, bu bölümde rekreatif projenin bütçe, efor, zaman hedefleri,                              imaj vb. faktörleri de belirtilmelidir.

 

Rekreatif projenin amaçları belirlenirken                                                                       SMART özelliğini sergilemesi gereklidir.

 

• Specific – Belirgin

 

• Measurable – Ölçülebilir

 

• Achievible – Ulaşılabilir

 

• Realistic – Gerçekçi

 

• Time bounded – Zaman sınırlı

 

1.    Kapsam:

Rekreatif projenin kapsamı oluşturulurken dikkat edilmesi gereken            rekreatif etkinlik türünün özelliklerine göre proje sınırlarının belirlenmesidir.

 

Bu sayede projenin aşamaları netleşmiş ve kullanılması                       gereken/gerekmeyen aşamalar ortaya çıkarılmış olur.

 

2.    Kısıtlar:

Rekreatif projenin gerçekleştirilmesi için yararlanılan                            kaynakların kıtlığıdır.

 

 Zamanın en önemli kısıtlı kaynak olmasının yanında rekreatif projede kullanılan bütçenin, insanın, makinenin ve malzemenin kıtlığı da                                   diğer önemli kısıtlardır.

 

3. Kabuller (Varsayımlar):

Rekreatif projenin gerçekleştirilmesi aşamasında oluşabilecek olan değişikliklerin önceden tahminlemesidir.

 

Etkinlik sayısı, yeni etkinlik türü ihtiyacı, müşteri beklentileri, teknolojik gelişmeler, ekonomik gereksinimler, uzman personel ihtiyacı

parametrelerde oluşabilecek olan değişimler proje yöneticisi                                      ve üst yönetim tarafından tahminlenmeye çalışılmalıdır.

 

4. Raporlama:

Rekreatif projenin nasıl kontrol edileceğinin tanımlandığı bölümdür.

 

Rekreatif projede kontrol edilmek istenen kriterlerin belirlenmesi                                       ve kontrol sonuçlarının kime, ne sıklıkta ve hangi formatta raporlanacağı                      bu bölümde ele alınır.

 

 

Rekreatif Proje Tanımlama Dokümanı Örneği

 

1.    Arka plan

 

a. Rekreatif proje ile ortaya konulmak istenen                                    etkinliğin/ürünün/hizmetin tanıtılması

 

b. Rekreatif projenin ortaya çıkış Nedenleri

 

c. Rekreatif projenin ortaya çıkışında etkin rol oynayan                                         kaynakların (kimler/nelerdir) tanımlanması

 

2.    Amaçlar

 

a.   Rekreatif projenin ön görülen başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi

 

b. Rekreatif proje için gerekli olan bütçenin belirlenmesi

 

c. Rekreatif projenin varsa diğer hedeflerinin tanımlanması

 

3. Rekreatif projenin kapsamı

 

a. Rekreatif projeyi oluşturan ana aşamaların belirlenmesi

 

4. Kısıtlar

 

a. Rekreatif projenin bütçe kısıtı

 

b. Rekreatif projenin süre kısıtı

 

c. Rekeratif projenin aşamalarına ait zaman kısıtları

 

d. Rekreatif projede ihtiyaç duyulan araç-gereç, malzeme                                             ve personel tedarikçi kısıtları

 

e. Rekreatif projenin hizmet kapasitesi ile ilgili kısıtlar

 

f. Politik kısıtlar (belediye, valilik vb.)

 

5. Kabuller (varsayımlar)

 

a. Rekreatif proje boyunca gerçekleşmesi beklenen değişkenler                                       ve bu deği!şenlerin değerlerine ait varsayımların belirlenmesi

 

i. Rekreatif etkinliğe yönelik talep tahmini

 

ii. Rekreatif projenin maliyet artı! dönemlerinin ve oranlarının tahminlemesi

 

iii. Rekreatif proje etkinliğinde kullanılan teknolojik araç-gerecin gelişmesine yönelik tahminleme

 

iv. Rekratif etkinliğin sunulduğu pazara yönelik tahminleme

 

v. Rekreatif projenin makro ekonomik göstergelerinin tahminlemesi

 

6. Başarı kriterleri

 

a. Rekreatif proje tanımlama dokümanında bulunan kısıtlar ve kabuller altında belirlenen hedeflere ulaşmadaki toleranslar

 

i. Rekreatif projenin hedef süreden sapma toleransı

 

ii. Rekreatf projenin hedef bütçeden sapma toleransı

 

iii. Rekreatif projenin diğer hedeflerinden sapma toleransı

 

iv. Rekreatif proje ürününün i!levinde kabul edilebilir değişiklikler

 

7. Riskler

 

a. Rekreatif proje süresince karşılaşılabilecek riskler nelerdir?

 

b. Risklerin etkileyebileceği süreçler nelerdir?

 

c. Rekreatif projede oluşabilecek riskleri önleme planları nelerdir?

 

8. Teslimatlar

 

a. Rekereatif proje ile iliği hazırlanması gereken rapor                                                        ve analiz sonuçlarının sıklığı ve içeriği nedir ve kimlere iletilecektir?

 

b. Rekreatif projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için                                     gereken izinler ve onaylar nelerdir?

9. Kaynaklar

 

a. Rekreatif projede görev alacak kaynaklar veya departmanlar için                           görev atama matrisinin oluşturulması

 

b. Rekeratif projede gerekli, mevcut ve yedek tedarikçilerin tanımlanması

 

Özet

 

İnsanoğlu geçmişten bu yana, zor ve karmaşık görevlerin üstesinde gelebilmek için yakın ilişkiler kurarak takımlar oluşturmuştur.

 

2. Dünya Savaşı’ndan sonra bu güç görevlerin üstesinden gelebilmek için yaratıcı ve yenilikçi çözüm önerilerinin bulunmasına yardımcı olabilen                          yeni metotlar geliştirilmeye başlanmıştır.

 

Avrupa’da tek pazar ekonomisinin gelişmesi, küresel pazarın ve proje yönetimi uygulamalarına sahip olan girişimcilerin gelişmesine yol açmıştır.

 

Gelişen küreselleşme, uluslararası proje yönetiminin önemini ön plana çıkarmış, daha büyük ve çok kültürlü takımların oluşmasına sebep olmuş,

organizasyonel yapıların değişmesine yol açmış ve küresel pazar eğilimlerinin araştırılmasını detaylandırmıştır.

 

 Bu değişim sürecinden boş zaman ve rekreasyon endüstrisi de                               nasibini almaktadır.

 

Özellikle 1980’li yıllardan sonra ülkemizde de tanınmaya ve yaygınlaşmaya

başlayan boş zaman ve rekreasyon etkinliklerinin artık daha büyük endüstrilerde kullanılması, rekreatif etkinliklerin daha kapsamlı bir şekilde

sunulmasını ve pazarlanmasını gerektirmektedir.

 

Bu anlamda, rekreatif etkinliklerin daha profesyonel bir şekilde hazırlanması ve sunulması için rekreatif etkinliklerin proje yönetimi bilimi ile uyumlulaştırılmasını zorunlu kılmaktadır.

 

Boş zaman ve rekreasyon endüstrisi içerisinde var olan hizmet sektörlerinde gerçekleştirilen rekreatif etkinlik ürünlerinin müşteriye temin edilebilmesi için bir defaya mahsus, başı ve sonu belli olan, amacı, kapsamı ve bütçesi tanımlanmış olan aktiviteler bütününe rekreatif proje olarak ifade edebiliriz.

 

Bu bağlamda, rekreatif proje yönetimini ise, boş zaman ve rekreasyon

işletmeleri tarafından ürün olarak sunulan rekreatif proje aktivitelerinin performans,maliyet, zaman ve kapsam hedeflerine ulaşması için                                  var olan kaynakların en verimli şekilde planlanması, organize edilmesi, yöneltilmesi ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlamak mümkün olabilir.

 

Rekreatif proje, tıpkı proje bilimi gibi başlama, planlama,                               programlama, kontrol ve kapatma aşamalarından oluşmaktadır.

 

Rekreatif projede önemli olan bu beş önemli fonksiyonun proje yöneticisi                     ve proje takımı tarafından birbirine uyumlu bir şekilde yönetilmesidir.

 

Bu noktada devreye yönetim bilimi girmektedir.

 

Etkili bir rekreatif proje yönetiminin oluşturulabilmesi için yönetim bilimi fonksiyonlarından (Planlama, organizasyon, motivasyon, koordinasyon,

kontrol) yararlanılması gerekmektedir.

 

Proje yönetiminin en önemli ögelerinden biri proje yaşam döngüsüdür.

 

Proje yaşam döngüsü genellikle sıralı ve bazen iç içe geçen                                      proje fazları grubudur.

 

Bu fazların adları ve sayıları; yönetim kadrosu, projeye dâhil olan organizasyon ya da organizasyonların kontrol gereksinimleri,                                   projenin doğası ve projenin uygulama alanı tarafından belirlenmektedir.

 

 Görüldüğü gibi proje yaşam döngüsünün aşamaları,                                               projenin özelliklerinden dolayı farklılık göstermektedir.

 

Ancak yine de proje başlangıcı, organizasyon ve hazırlık,                                   çalışmanın yürütülmesi ve proje kapanışı olarak sayılabilecek                                   genel bir proje yaşam döngüsü ifade edilebilir.

 

Proje yönetiminde bir başka önemli öge ise proje yönetiminde                                        7-S çerçevesi yaklaşımıdır.

 

Bu çerçeve, rekreatif proje stratejisinin, planlamasının, sisteminin,

personelinin, becerilerinin, kültürünün ve paydaşlarının belirlenmesinde                        çok önemlidir.

 

Rekreatif bir projenin başarısında proje yönetimi işini iyi bilen bir boş zaman ve rekreasyon uzmanının proje yöneticisi olarak görev alması kuşkusuz projenin başarılmasında en önemli unsurlardan birini teşkil etmektedir.

 

Bu bağlamda rekreatif bir projeyi yürütecek olan boş zaman ve

rekeasyon uzmanının taşıması gereken özellikler bulunmaktadır.

 

Boş zaman ve rekreasyon uzmanı; ürünü pazarladığı işletme üst yönetimine

ve etkinlik katılımcılarına karşı birincil sorumlu kişi olduğunu, projenin                       maliyet ve süreç öngörülerinden sorumlu kişi olduğunu, proje boyunca                  ihtiyaç duyulacak olan kaynakları belirleyecek kişi olduğunu                                        ve projede çatışma  ortamlarını ve stresi azaltmaktan sorumlu olduğunu bilmelidir.

 

 Tüm bu özelliklerinin yanı sıra geleneksel yönetici özelliklerinin                                   hepsini de sergilemesi gerekmektedir.

 

 Rekreatif proje yönetiminde proje yöneticilerinin işini kolaylaştıracak olan                        en önemli ögelerin başında proje yönetimi genel modeli                                       ve rekreatif proje tanımlama dokümanıdır.

 

Rekreatif proje yöneticisinin bu iki dokümanı etkili bir şekilde

kullanması gerekir.

 

 Bu sayede proje kapsamında gerçekleştirilen iş tanımlamalarını belirleyebilecek ve proje takibini kontrol altına alabilecektir

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.